Het beheren van administratieve processen zoals fysieke archieven en bijhorende diensten horen vaak niet tot de core business van een bedrijf. RIC en Arco slaan de handen in elkaar en bieden een oplossing aan om binnenkomende facturen voor deze diensten en bijhorende contractuele afspraken op een efficiënte manier te kunnen opvolgen.
Fysieke archiveerders houden de papieren documenten van bedrijven bij in een warehouse. “Naast het beheren van documenten digitaliseren ze de dossiers zodat de klant inzage kan hebben in fysieke documenten zonder deze zelf te moeten stockeren. Zo kunnen bedrijven snel en efficiënt toegang krijgen tot fysieke documenten door snel transport of het inscannen van deze documenten”, legt Frank Humbeeck uit, VP Sales en Stratagie bij Arco.
RIC is een Amerikaans bedrijf dat kostenbesparende audits uitvoert voor hun klanten met betrekking tot de diensten die ‘Record and Information’ leveranciers (RIM) aanleveren. “Tijdens de audit gaan ze het afgesloten contract na en kijken ze of het correcte bedrag is gefactureerd door de archiveerders. Ze kijken alle facturen en geleverde diensten na. Vaak wordt er bijna 30 procent te veel betaald door bedrijven, dus de controle is broodnodig”, voegt Humbeeck toe.
RIC heeft in Arco een technologische partner gevonden die hen ondersteunt in het digitalisatieproces van de controlesystemen. “Arco en RIC hebben samen een module gebouwd die de facturen gaat matchen met de contractuelen afspraken en controleert op compliance. We doen het contractmanagement voor bedrijven”, zegt Humbeeck. “We starten met het opladen van een contract. Alle facturen die binnenkomen, worden automatisch opgeladen in het systeem. Daarna worden ze vergeleken met de contracten en wordt er berekend wat er te veel gefactureerd is zodat dit niet betaald moet worden.”
Het is een win-winsituatie voor zowel Arco als RIC. “Wij brengen technologie binnen bij RIC om eenmalige audits te kunnen omzetten naar een continu opvolgingsproces van de contracten met fysieke archiveerders.”
Tijdens de ARMA-beurs in Nashville kreeg Arco veel aandacht. “Op de beurs waren zowel grote gebruikers van fysieke archief dienstverleners als toeleveranciers zoals RIC en Arco aanwezig”, vertelt Humbeeck. “Arco had een goede beurs en kreeg heel wat aandacht voor zijn digitalisatiestrategieën. Er zijn heel wat bedrijven die nog geen digitale tools ter beschikking hebben om documenten en facturen op een efficiënte manier te beheren. Het is een succesverhaal dat nog lang niet uitgeschreven is.”
