Einvoice Efactuur ontvangen gemeenten en steden Vlaanderen

Update : 16 september 2021

Lokale overheden in Vlaanderen ontvangen Einvoices

Arco Information zorgt, samen met haar ICT-partners met de BBC-software, voor een totaalservice voor het digitaal verwerken van leveranciersfacturen (efacturen):

  • voor het verwerken van ingescande facturen en PDF’s per email (met OCR en validatie van de OCR-resultaten)
  • voor het direct verwerken van e-facturen (e-invoices) zonder dat OCR en validatie nodig is
  • de factuurgegevens worden doorgezet naar de BBC-software voor registratie, goedkeuring en boeking
  • en dit voor heel wat lokale overheden in Vlaanderen : steden en gemeenten, OCMW’s, AGB, lokale politie, hulpverlengingszones en provincies

Aantal aangesloten lokale overheden in Vlaanderen : 550.

Update 15/09/2021 : Melding van Magda/Mercurius (Bosa, Federale overheid) mbt het terugkoppelen van statussen aan verzenders in Open/Peppol

Verzenders ontvangen tijdelijk geen MLR of “Message Level Response” meer via de Open/Peppol communicatie.  Dit heeft te maken met de de evolutie van MLR-versies in het kader van Peppol bis 3 en nieuwe scheme ID’s zoals “0208”  company number.

De aflevering van de facturen loopt normaal, alleen de terugkoppeling van de MLR vindt niet plaats.  Verzenders die in hun bericht een email adres voor contact plaatsen, kunnen wel een email krijgen met de melding van de inhoud van de MLR.

Bosa heeft kan nog niet mededelen wanneer dit weer normaal functioneert.

Update 14/09/2021 : Evolutie certificaten voor Magda verbinding (VO-DCB)

De Vlaamse overheid voerde vernieuwingen door zoals aangekondigd in https://overheid.vlaanderen.be/nieuws/lancering-nieuw-certificatenbeheer-vo-dcbaas-en-migratie-bestaande-certificaten.  Deze certificaten zijn nodig omdat Magda de beveiligde toegang vormt tot het Mercurius platform, voor de verwerking van elektronische facturen.

De huidige certificaten zijn geldig tot 31/12/2021.

Arco heeft in april 2021 technisch onderzoek uitgevoerd rond de wijzigingen.  Met een aantal testoverheden werd het nieuwe certificaat gegenereerd. Dit is intussen afgewerkt.  Aangepaste documentatie werd aangemaakt en afgewerkt in juli 2021.

Vanaf september 2021 start Arco de procedure voor het activeren van nieuwe certificaten.  Arco maakt bij voorkeur gebruik van de delegatieprocedure van dcb.vlaanderen.be, dus het “volledig uitbesteden aan dienstverlener” zoals voorzien in de documentatie.  Hierbij vraagt Arco de toepassing aan via haar eigen naam (Arco Information).  De dcb.vlaanderen aplicatiebeheerder krijgt een email en kan inloggen en de toepassingsaanvraag goedkeuren.  Aaansluitend kan Arco voor deze applicatie het certificaat opladen en aanmaken en installateren in haar hosting omgeving.

Update 15/05/2020 : Identificatienummer 0208 – Open/Peppol 

Bosa stuurde op 16/12 een communicatie waarbij het ondernemingsnummer van de ontvanger een ander gekoppeld identificatienummer zal krijgen.  Op 15 mei 2021 werd het oude identificatienummer 9956 worden geschrapt, en blijft alleen het identificatienummer 0208 over.  Dit is nodig om te blijven voldoen aan de internationale standaarden.

Wat werd uitgevoerd :

  1. U bent ontvanger van facturen : Technische aanpassingen werden uitgevoerd door Arco.  U moet als ontvanger niets doen.
  2. U bent verzender van Open/Peppol facturen, en uw ontvanger wordt gedefinieerd met het ondernemingsnummer.  Als u na 15 mei 2021 en factuur stuurt naar een Belgische ontvanger met de identificatie 9956, dan zal de factuurverzending een foutstatus krijgen.  U moet dan aanpassingen aan uw verzending uitvoeren.

Voordelen van e-invoices voor gemeenten, steden en andere lokale overheden

  • De facturen worden sneller aangeleverd (geen verzending per post)
  • De verzending is erg veilig, ook de herkomst van de verzender is zeker (geen factuurfraude)
  • Het Open/Peppel – Mercurius platform voert zelf heel wat controles op inhoud uit.  Bijgevolg ligt de kwaliteit van de inhoud erg hoog.
  • Meer info:
    • De factuur bevat meer gegevens
    • Optioneel worden bijlagen meegestuurd
  • Directe verwerking van data aangeleverd door de de leverancier (geen kans op fouten)

Verplichting  : lokale overheden moeten efacturen via Open Peppol (Magda/Mercurius) kunnen ontvangen sinds 18 april 2019.

Update mbt Peppol bis 3 ontvangst

Lokale overheden zullen automatisch worden geregistreerd om facturen en creditnota’s te kunnen ontvangen volgens het nieuwe Open/Peppol formaat, namelijk Open/Peppol bis 3.

Hoe werkt de E-invoicing ?

Arco verwerkt e-facturen via diverse kanalen, doch het belangrijkste is toch wel het Peppol/Mercurius Kanaal.  Dit biedt heel wat voordelen:

  • Het is het officiële kanaal voor de ontvangst van e-facturen van alle  overheden in Vlaanderen.  Het is dan ook wettelijk helemaal in orde.
  • Internationaal (Europees) initiatief, dat breed inzetbaar is en gestandardiseerd
  • Bijzonder veilig kanaal : geen fraude mogelijk, technisch sterk afgegrendeld.
  • Bevestiging wordt naar de leverancier gestuurd : de leverancier is zeker dat de factuur werd verzonden
  • Zeer open netwerk, waarin vele verzenders kunnen deelnemen, ook kleine bedrijven.  Dit maakt het laagdrempelig en duidelijk voor iedereen.

Schema van de werking einvoicing voor stad een gemeente :

Einvoice leveranciersfactuur efactuur ontvangen gemeente stad in Vlaanderen
Einvoice leveranciersfactuur efactuur ontvangen gemeente stad in Vlaanderen
  1. Het bedrijft verzendt efacturen via Peppol.  Dit kan automatisch via een Access Point, of manueel via het Mercurius Portaal.
  2. E-invoice wordt via het Peppol netwerk verzonden
  3. De Efactuur komt toe bij het ontvangende Access Point voor alle Belgische overheden : Mercurius.  Dit is de Federale Overheidsdienst Bosa .
  4. Wanneer een factuur gericht is aan de Vlaamse Overheid of aan lokale Overheden in Vlaanderen, dan loopt de efactuur over de Magda Service Bus van de Vlaamse overheid.  Dit is een sterk beveiligde omgeving, per lokale overheid is een specifiek beveiligingscertificaat toegewezen.
  5. Het Arco Cloud platform ontvangt de e-facturen en voert diverse controles uit.   Het Cloud platform fungeert als wettelijk archief, is doorzoekbaar en beheert statussen.  Aan de leveranciers wordt een antwoord teruggekoppeld over het Peppol netwerk. Statistieken zijn beschikbaar.
  6. De gegevens worden aan het BBC-pakket afgeleverd conform de afspraken.  De factuur is ook zichtbaar als PDF, zodat een mens altijd begrijpt wat de inhoud van de factuur is.  Eventuele bijlagen van de leverancier zitten eveneens in de PDF.

 

Wat moet een lokale overheid in Vlaanderen doen om e-facturen te ontvangen ?

  • Controleer  via uw BBC partner voor BBC software of u reeds recht hebt op het ontvangen van e-facturen
  • Indien dit het geval is, wordt u automatisch aangesloten.  Wil u weten wanneer dit  het geval is,  kan u dit opvragen via het email adres : einvoicelocalgov@arco.be
  • Wie voert de nodige acties uit ?
    • Zowat alles wordt door Arco autonoom uitgevoerd.
    • Slechts 1 beperke actie wordt gevraagd aan de lokale overheid:
      • Om de beveiligde ontvangst van de e-facturen mogelijk te maken via het Open/Peppol-Mercurius netwerk, is ook een Magda certificaat nodig.
      • Arco coördineert de ganse procedure samen met het e-invoicing team van de Vlaamse overheid.
      • Voor het aanmaken van het certificaat ontvangt de lokale overheid van Arco een certificatenverzoek
      • Een ICT-medewerker van de lokale overheid zal  via de applicaties VO-DCB / VO-LB van de Vlaamse Overheid het certificaat aanleveren dat Arco zal koppelen in haar e-invoicing platform.  Dit certificaat is 5 jaar geldig.  Na die periode moet een nieuw certificaat worden geactiveerd.
  • U krijgt van ons bericht zodra dit operationeel is.   Arco ontvangt via de BBC-partner de contactpersoon van de boekhouding bij de gemeente, en deze persoon  bericht van de status.
  • Betrouwbaarheid :
    • De ganse stroom van verzending tot boeking in het BBC-pakket is meteen actief en gecontroleerd door Arco.
    • De leveranciers kunnen onmiddellijk beginnen met het verzenden van e-invoices in productie.  Een testprocedure is niet meer nodig.

Welke lokale overheden kunnen reeds e-invoices ontvangen via Open/Peppol-Mercurius ?

De procedure voor uitrol loopt volop.  1/07/2021 : 550 lokale overheden zijn actief onder technisch beheer door Arco.

Deze lokale overheden zijn het snelst gestart met de einvoicing Inbound via Open/Peppol :

 

De Stad Antwerpen heeft intussen 51 % inkomende facturen via Open/Peppol Mercurius gehaald en werd in juni 2021 winnaar van de e-FA award 2021 georganiseerd door de Vlaamse Overheid.

Welke leveranciers sturen al efacturen over Open/Peppol-Mercurius naar de lokale overheden ?

Het aantal leveranciers stijgt snel.

De volgende leveranciers verzenden reeds via Open/Peppol Mercurius  naar lokale overheden : u kan deze lijst vragen via Email: einvoicelocalgov@arco.be 

Hoe de verzending van einvoices door leveranciers op gang brengen ?

  • Welke leveranciers sturen e-invoices via Open/Peppol naar de lokale besturen ? Vraag de lijst op via einvoicelocalgov@arco.be.  Laatste versie : 15/06/2021, bevat meer dan 2.000 leveranciers
  • Het initiatief wordt genomen door de ontvangende lokale overheid:
    • De leverancier is reeds Open/Peppol verzender  ?
      • Contacteer de administratie van de leverancier en vraag om de verzending via Open/Peppol – Mercurius.   Ingeval u de vraag per email stuurt, mag u gerust einvoicelocalgov@arco.be in copie zetten.
      • Email template die u kan gebruiken : EmailVanBestuurNaarLeverancierOpenPeppolTemplateArco
      • Zodra de verzending via Peppol is geactiveerd door de leverancier  zullen de facturen toekomen als einvoice.
      • Heeft u of de leverancier vragen ?  Email:  einvoicelocalgov@arco.be
    • De leverancier komt nog niet voor als verzender in het netwerk van Open/Peppol ?
      • Geef zeker door dat u einvoices verwacht, het heeft voor de leverancier weinig zin om te wachten want na verloop van tijd wordt de einvoicing toch verplicht.
  • De leverancier kan op eigen initiatief starten met het verzenden van e-facturen :
    • Hierdoor is het niet nodig om vooraf afspraken te maken, er kan vlot worden gestart
    • Deze werkmethode is veilig omdat:
      • de herkomst van de verzender betrouwbaar is (via het Access Point of via het Mercurius portaal)
      • de ontvanger officieel is geregistreerd als ontvanger van facturen en bekend is via het ondernemingsnummer en/of het BTW-nummer
      • vele controles lopen over het Open/Peppol – Mercurius platform

Open/Peppol Access Point

Arco is een officieel en gecertifieerd Open/Peppol Access Point, en staat in voor het ontvangen en het verzenden van de e-invoices.

 

Controles op de inhoud van de Open/Peppol factuur

Volgende elementen worden in detail beschreven:

  • Controles efactuur Open/Peppol  : welke gegevens worden gecontroleerd alvorens ze binnenkomen (Open/Peppol en Mercurius access point)
  • Welke controles worden uitgevoerd op het Arco platform voor de ontvangen Open/peppol ontvangers

Info op : Controles op inhoud van Open/Peppol facturen

Welke business rules zijn van toepassing voor de lokale besturen naar de leveranciers

Basis business rules die van toepassing zijn : BusinessRules_LokaleOverhedenVlaanderen_Efacturen_OpenPeppol_ArcoPlatform

Individuele gemeenten kunnen strengere regels opleggen.

Kan ik de voorwaarden in bestekken aanpassen?

Erg belangrijk is dat de lokale overheid de verwachting van e-facturen inbouwt in haar bestekken.  Immers via bestekken kan de aanbestedende overheid een duidelijk formaat opleggen.

Het gaat hier immers om factuurbedragen van belang, dus niet om kleine bedragen zonder bestek.  Hiermee wordt het voorbeeld van de Vlaamse overheid gevolgd.

In een eerste fase worden toegelaten : a) echte e-factuur en b) verzending van PDF via email.  In een latere fase kan het tweede scenario wegvallen (globaal overleg).

Elementen in te bouwen in een bestek:

Praktische details, FAQ

Meer informatie, Vraag en Antwoord, praktische elementen in kader van efacturatie leveranciersfacturen steden en gemeenten :  Link Vraag en Antwoord

Op deze pagina komt aan bod :

  • Procedure Magda certificaat (bij opstart, en na 5 jaar)
  • Kan ik een PDF zien in geval van Open/Peppol Mercurius ?
  • Is alles legaal gearchiveerd ?

Bent u een lokaal bestuur en hebt u vragen?

Bent u een stadsbestuur, gemeentebestuur of ander lokaal bestuur en geïnteresseerd in e-invoicing ? Bij vragen : helpdesk@arco.be

Neem dan eveneens contact met ons op.  Speciaal email adres : Volledig draaiboek voor het lokaal bestuur en voor de leverancier