Update : 2 februari 2018

Lokale overheden in Vlaanderen ontvangen Einvoice

Arco Information zorgt, samen met haar ICT-partners met de BBC-software, voor een totaalservice voor het verwerken van leveranciersfacturen :

  • voor het verwerken van ingescande facturen en PDF’s per email (met OCR en validatie van de OCR-resultaten)
  • voor het direct verwerken van e-facturen (e-invoices) zonder dat OCR en validatie nodig is
  • de factuurgegevens worden doorgezet naar de BBC-software voor registratie, goedkeuring en boeking
  • en dit voor heel wat lokale overheden in Vlaanderen : steden en gemeenten, OCMW’s, AGB, lokale politie, hulpverlengingszones en provincies

 

Voordelen van e-invoices voor gemeenten, steden en andere lokale overheden

  • De facturen worden sneller aangeleverd (geen verzending per post)
  • De verzending is erg veilig, ook de herkomst van de verzender is zeker (geen factuurfraude)
  • Het Open/Peppel – Mercurius platform voert zelf heel wat controles op inhoud uit.  Bijgevolg ligt de kwaliteit van de inhoud erg hoog.
  • Meer info:
    • De factuur bevat meer gegevens
    • Optioneel worden bijlagen meegestuurd
  • Directe verwerking van data aangeleverd door de de leverancier (geen kans op fouten)

Gemeenten worden in de toekomst verplicht om e-facturen te kunen ontvangen, en dit vanaf 29 november 2019 (Meer Info).

Hoe werkt de E-invoicing ?

Arco verwerkt e-facturen via diverse kanalen, doch het belangrijkste is toch wel het Peppol/Mercurius Kanaal.  Dit biedt heel wat voordelen:

  • Het is het officiële kanaal voor de ontvangst van e-facturen van alle  overheden in Vlaanderen.  Het is dan ook wettelijk helemaal in orde.
  • Internationaal (Europees) initiatief, dat breed inzetbaar is en gestandardiseerd
  • Bijzonder veilig kanaal : geen fraude mogelijk, technisch sterk afgegrendeld.
  • Bevestiging wordt naar de leverancier gestuurd : de leverancier is zeker dat de factuur werd verzonden
  • Zeer open netwerk, waarin vele verzenders kunnen deelnemen, ook kleine bedrijven.  Dit maakt het laagdrempelig en duidelijk voor iedereen.

Schema van de werking einvoicing voor stad een gemeente :

Einvoice leveranciersfactuur efactuur ontvangen gemeente stad in Vlaanderen
Einvoice leveranciersfactuur efactuur ontvangen gemeente stad in Vlaanderen
  1. Het bedrijft verzendt efacturen via Peppol.  Dit kan automatisch via een Access Point, of manueel via het Mercurius Portaal.
  2. E-invoice wordt via het Peppol netwerk verzonden
  3. De Efactuur komt toe bij het ontvangende Access Point voor alle Belgische overheden : Mercurius.  Dit is de Federale Overheidsdienst Bosa (Fedict).
  4. Wanneer een factuur gericht is aan de Vlaamse Overheid of aan lokale Overheden in Vlaanderen, dan loopt de efactuur over de Magda Service Bus van de Vlaamse overheid.  Dit is een sterk beveiligde omgeving, per lokale overheid is een specifiek beveiligingscertificaat toegewezen.
  5. Het Arco Cloud platform ontvangt de e-facturen en voert diverse controles uit.   Het Cloud platform fungeert als wettelijk archief, is doorzoekbaar en beheert statussen.  Aan de leveranciers wordt een antwoord teruggekoppeld over het Peppol netwerk. Statistieken zijn beschikbaar.
  6. De gegevens worden aan het BBC-pakket afgeleverd conform de afspraken.  De factuur is ook zichtbaar als PDF, zodat een mens altijd begrijpt wat de inhoud van de factuur is.  Eventuele bijlagen van de leverancier zitten eveneens in de PDF.

 

Wat moet een lokale overheid in Vlaanderen doen om e-facturen te ontvangen ?

  • Controleer  via uw BBC partner voor BBC software of u reeds recht hebt op het ontvangen van e-facturen
  • Indien dit het geval is, wordt u automatisch aangesloten.  Wil u weten wanneer dit  het geval is,  kan u dit opvragen via het email adres : einvoicelocalgov@arco.be
  • Wie voert de nodige acties uit ?
    • Zowat alles wordt door Arco autonoom uitgevoerd.
    • Slechts 1 beperke actie wordt gevraagd aan de lokale overheid:
      • Om de beveiligde ontvangst van de e-facturen mogelijk te maken via het Open/Peppol-Mercurius netwerk, is ook een Magda certificaat nodig.
      • Arco coördineert de ganse procedure samen met het e-invoicing team van de Vlaamse overheid.
      • Voor het aanmaken van het certificaat ontvangt de lokale overheid van Arco een certificatenverzoek
      • Een ICT-medewerker van de lokale overheid zal  via de applicaties VO-DCB / VO-LB van de Vlaamse Overheid het certificaat aanleveren dat Arco zal koppelen in haar e-invoicing platform.  Dit certificaat is 5 jaar geldig.
  • U krijgt van ons bericht zodra dit operationeel is.   Arco ontvangt via de BBC-partner de contactpersoon van de boekhouding bij de gemeente, en deze persoon krijgtproactief bericht van de status.
  • Betrouwbaarheid :
    • De ganse stroom van verzending tot boeking in het BBC-pakket is meteen actief en gecontroleerd door Arco.
    • De leveranciers kunnen onmiddellijk beginnen met het verzenden van e-invoices in productie.  Een testprocedure is niet meer nodig.

Welke lokale overheden kunnen reeds e-invoices ontvangen via Open/Peppol-Mercurius ?

De procedure voor uitrol loopt volop.

De volgende lokale besturen zijn reeds in productie als ontvanger van e-invoices via Open/Peppol Mercurius : LINK

Deze lokale overheden zijn het snelst gestart met de einvoicing Inbound via Open/Peppol:

Welke leveranciers sturen al efacturen over Open/Peppol-Mercurius naar de lokale overheden ?

Het aantal leveranciers stijgt snel.

De volgende leveranciers verzenden reeds via Open/Peppol Mercurius  naar lokale overheden : LINK

Andere leveranciers kunnen worden geactiveerd (ander type aansluiting dan Open/Peppol)  : LINK

Volledige lijst van leveranciers: zie bestand gepubliceerd door de Vlaamse overheid : LINK

Leveranciers verzenden einvoices efacturen via Peppol Mercurius

Hoe de verzending van einvoices door leveranciers op gang brengen ?

  • de leverancier kan op eigen initiatief starten met het verzenden van e-facturen :
    • Hierdoor is het niet nodig om vooraf afspraken te maken, hetgeen een tijdroven proces is
    • Deze werkmethode is veilig omdat:
      • de herkomst van de verzender betrouwbaar is (via het Access Point of via het Mercurius portaal)
      • de ontvanger officieel is geregistreerd als ontvanger van facturen en bekend is via het ondernemingsnummer en/of het BTW-nummer
      • vele controles lopen over het Open/Peppol – Mercurius platform
  • Het initiatief wordt genomen door de ontvangende lokale overheid:
    • De leverancier komt voor als verzender in het netwerk van Open/Peppol ?  contacteer de administratie van de leverancier en vraag om de verzending via Open/Peppol – Mercurius.   Spoedig zullen de facturen toekomen als einvoice en niet meer op papier of via email.
    • De leverancier komt nog niet voor als verzender in het netwerk van Open/Peppol ?  Geef zeker door dat u einvoices verwacht, het heeft voor de leverancier weinig zin om te wachten want na verloop van tijd wordt de einvoicing toch verplicht.  Hoogst waarschijnlijk kunnen de concurrenten van de leverancier al wel verzenden via Open/Peppol.

Bent u een lokaal bestuur en hebt u vragen?

Bent u een stadsbestuur, gemeentebestuur of ander lokaal bestuur en geïnteresseerd in e-invoicing ?

Neem dan eveneens contact met ons op.  Speciaal email adres : einvoicelocalgov@arco.be

Meer informatie, Vraag en Antwoord, praktische elementen in kader van efacturatie leveranciersfacturen steden en gemeenten :  Link