Einvoice Efactuur ontvangen gemeenten en steden Vlaanderen

Update : 12 december 2018

Lokale overheden in Vlaanderen ontvangen Einvoice

Arco Information zorgt, samen met haar ICT-partners met de BBC-software, voor een totaalservice voor het verwerken van leveranciersfacturen :

  • voor het verwerken van ingescande facturen en PDF’s per email (met OCR en validatie van de OCR-resultaten)
  • voor het direct verwerken van e-facturen (e-invoices) zonder dat OCR en validatie nodig is
  • de factuurgegevens worden doorgezet naar de BBC-software voor registratie, goedkeuring en boeking
  • en dit voor heel wat lokale overheden in Vlaanderen : steden en gemeenten, OCMW’s, AGB, lokale politie, hulpverlengingszones en provincies

 

Voordelen van e-invoices voor gemeenten, steden en andere lokale overheden

  • De facturen worden sneller aangeleverd (geen verzending per post)
  • De verzending is erg veilig, ook de herkomst van de verzender is zeker (geen factuurfraude)
  • Het Open/Peppel – Mercurius platform voert zelf heel wat controles op inhoud uit.  Bijgevolg ligt de kwaliteit van de inhoud erg hoog.
  • Meer info:
    • De factuur bevat meer gegevens
    • Optioneel worden bijlagen meegestuurd
  • Directe verwerking van data aangeleverd door de de leverancier (geen kans op fouten)

Gemeenten worden in de toekomst verplicht om e-facturen te kunen ontvangen, en dit vanaf 29 november 2019 (finale datum april 2020).  (Meer Info verplichting).

Hoe werkt de E-invoicing ?

Arco verwerkt e-facturen via diverse kanalen, doch het belangrijkste is toch wel het Peppol/Mercurius Kanaal.  Dit biedt heel wat voordelen:

  • Het is het officiële kanaal voor de ontvangst van e-facturen van alle  overheden in Vlaanderen.  Het is dan ook wettelijk helemaal in orde.
  • Internationaal (Europees) initiatief, dat breed inzetbaar is en gestandardiseerd
  • Bijzonder veilig kanaal : geen fraude mogelijk, technisch sterk afgegrendeld.
  • Bevestiging wordt naar de leverancier gestuurd : de leverancier is zeker dat de factuur werd verzonden
  • Zeer open netwerk, waarin vele verzenders kunnen deelnemen, ook kleine bedrijven.  Dit maakt het laagdrempelig en duidelijk voor iedereen.

Schema van de werking einvoicing voor stad een gemeente :

Einvoice leveranciersfactuur efactuur ontvangen gemeente stad in Vlaanderen
Einvoice leveranciersfactuur efactuur ontvangen gemeente stad in Vlaanderen
  1. Het bedrijft verzendt efacturen via Peppol.  Dit kan automatisch via een Access Point, of manueel via het Mercurius Portaal.
  2. E-invoice wordt via het Peppol netwerk verzonden
  3. De Efactuur komt toe bij het ontvangende Access Point voor alle Belgische overheden : Mercurius.  Dit is de Federale Overheidsdienst Bosa (Fedict).
  4. Wanneer een factuur gericht is aan de Vlaamse Overheid of aan lokale Overheden in Vlaanderen, dan loopt de efactuur over de Magda Service Bus van de Vlaamse overheid.  Dit is een sterk beveiligde omgeving, per lokale overheid is een specifiek beveiligingscertificaat toegewezen.
  5. Het Arco Cloud platform ontvangt de e-facturen en voert diverse controles uit.   Het Cloud platform fungeert als wettelijk archief, is doorzoekbaar en beheert statussen.  Aan de leveranciers wordt een antwoord teruggekoppeld over het Peppol netwerk. Statistieken zijn beschikbaar.
  6. De gegevens worden aan het BBC-pakket afgeleverd conform de afspraken.  De factuur is ook zichtbaar als PDF, zodat een mens altijd begrijpt wat de inhoud van de factuur is.  Eventuele bijlagen van de leverancier zitten eveneens in de PDF.

 

Wat moet een lokale overheid in Vlaanderen doen om e-facturen te ontvangen ?

  • Controleer  via uw BBC partner voor BBC software of u reeds recht hebt op het ontvangen van e-facturen
  • Indien dit het geval is, wordt u automatisch aangesloten.  Wil u weten wanneer dit  het geval is,  kan u dit opvragen via het email adres : einvoicelocalgov@arco.be
  • Wie voert de nodige acties uit ?
    • Zowat alles wordt door Arco autonoom uitgevoerd.
    • Slechts 1 beperke actie wordt gevraagd aan de lokale overheid:
      • Om de beveiligde ontvangst van de e-facturen mogelijk te maken via het Open/Peppol-Mercurius netwerk, is ook een Magda certificaat nodig.
      • Arco coördineert de ganse procedure samen met het e-invoicing team van de Vlaamse overheid.
      • Voor het aanmaken van het certificaat ontvangt de lokale overheid van Arco een certificatenverzoek
      • Een ICT-medewerker van de lokale overheid zal  via de applicaties VO-DCB / VO-LB van de Vlaamse Overheid het certificaat aanleveren dat Arco zal koppelen in haar e-invoicing platform.  Dit certificaat is 5 jaar geldig.
  • U krijgt van ons bericht zodra dit operationeel is.   Arco ontvangt via de BBC-partner de contactpersoon van de boekhouding bij de gemeente, en deze persoon krijgtproactief bericht van de status.
  • Betrouwbaarheid :
    • De ganse stroom van verzending tot boeking in het BBC-pakket is meteen actief en gecontroleerd door Arco.
    • De leveranciers kunnen onmiddellijk beginnen met het verzenden van e-invoices in productie.  Een testprocedure is niet meer nodig.

Welke lokale overheden kunnen reeds e-invoices ontvangen via Open/Peppol-Mercurius ?

De procedure voor uitrol loopt volop.

De volgende  lokale besturen zijn reeds in productie als ontvanger van e-invoices via Open/Peppol Mercurius :  Lijst 

Deze lokale overheden zijn het snelst gestart met de einvoicing Inbound via Open/Peppol:

 

 

Welke leveranciers sturen al efacturen over Open/Peppol-Mercurius naar de lokale overheden ?

Het aantal leveranciers stijgt snel.

De volgende leveranciers verzenden reeds via Open/Peppol Mercurius  naar lokale overheden : Topleveranciers Peppol

Volledige lijst van leveranciers: zie bestand gepubliceerd door de Vlaamse overheid : Volledige lijst leveranciers (Excel Download)

Nieuw en operationeel via Peppol : SD Worx, Real Dolmen, Orange, Universiteit Antwerpen, Ricoh, Rexel, Roularta Media, Securitas, Solucious, Engie, Proximus, Bpost, Pidpa.

Enkele voorbeelden van leveranciers in volle voorbereiding : Total, Carlson Wagon Lit Travel, Ethias, Tractebel,  Aon verzekeringen, Universiteit Gent, KU Leuven, Waterlink.

Hoe de verzending van einvoices door leveranciers op gang brengen ?

  • Voorkeur : Het initiatief wordt genomen door de ontvangende lokale overheid:
    • De leverancier is reeds Open/Peppol verzender (zie lijst via deze website) ?
      • Contacteer de administratie van de leverancier en vraag om de verzending via Open/Peppol – Mercurius.   Ingeval u de vraag per email stuurt, mag u gerust einvoicelocalgov@arco.be in copie zetten.
      • Zodra de verzending via Peppol is geactiveerd door de leverancier  zullen de facturen toekomen als einvoice.
      • Heeft u of de leverancier vragen ?  Email:  einvoicelocalgov@arco.be
    • De leverancier komt nog niet voor als verzender in het netwerk van Open/Peppol ?
      • Geef zeker door dat u einvoices verwacht, het heeft voor de leverancier weinig zin om te wachten want na verloop van tijd wordt de einvoicing toch verplicht.
  • Activatie door Arco:
    • Arco zal op welbepaalde momenten leveranciers contacteren om de verzending naar een groep lokale overheden in 1 keer te activeren.  In afwachting sluit Arco eerst extra lokale overheden aan.
  • De leverancier kan op eigen initiatief starten met het verzenden van e-facturen :
    • Hierdoor is het niet nodig om vooraf afspraken te maken, er kan vlot worden gestart
    • Deze werkmethode is veilig omdat:
      • de herkomst van de verzender betrouwbaar is (via het Access Point of via het Mercurius portaal)
      • de ontvanger officieel is geregistreerd als ontvanger van facturen en bekend is via het ondernemingsnummer en/of het BTW-nummer
      • vele controles lopen over het Open/Peppol – Mercurius platform

Open/Peppol Access Point

Arco is een officieel en gecertifieerd Open/Peppol Access Point, en staat in voor het ontvangen en het verzenden van de e-invoices.

 

Controles op de inhoud van de Open/Peppol factuur

Volgende elementen worden in detail beschreven:

  • Controles efactuur Open/Peppol  : welke gegevens worden gecontroleerd alvorens ze binnenkomen (Open/Peppol en Mercurius access point)
  • Welke controles worden uitgevoerd op het Arco platform voor de ontvangen Open/peppol ontvangers

Info op : Controles op inhoud van Open/Peppol facturen

Welke business rules zijn van toepassing voor de lokale besturen naar de leveranciers

Basis business rules die van toepassing zijn : BusinessRules_LokaleOverhedenVlaanderen_Efacturen_OpenPeppol_ArcoPlatform

Individuele gemeenten kunnen strengere regels opleggen.

Kan ik de voorwaarden in bestekken aanpassen?

Erg belangrijk is dat de lokale overheid de verwachting van e-facturen inbouwt in haar bestekken.  Immers via bestekken kan de aanbestedende overheid een duidelijk formaat opleggen.

Het gaat hier immers om factuurbedragen van belang, dus niet om kleine bedragen zonder bestek.  Hiermee wordt het voorbeeld van de Vlaamse overheid gevolgd.

In een eerste fase worden toegelaten : a) echte e-factuur en b) verzending van PDF via email.  In een latere fase kan het tweede scenario wegvallen (globaal overleg).

Elementen in te bouwen in een bestek:

Praktische details, FAQ

Meer informatie, Vraag en Antwoord, praktische elementen in kader van efacturatie leveranciersfacturen steden en gemeenten :  Link Vraag en Antwoord

Op deze pagina komt aan bod :

  • Procedure Magda certificaat (bij opstart, en na 5 jaar)
  • Kan ik een PDF zien in geval van Open/Peppol Mercurius ?
  • Is alles legaal gearchiveerd ?

Bent u een lokaal bestuur en hebt u vragen?

Bent u een stadsbestuur, gemeentebestuur of ander lokaal bestuur en geïnteresseerd in e-invoicing ?

Neem dan eveneens contact met ons op.  Speciaal email adres : einvoicelocalgov@arco.be

Volledig draaiboek voor het lokaal bestuur en voor de leverancier