Einvoicing Ziekenhuizen : Arco  integraal programma  zorgt voor comfort, betrouwbaarheid en snelle invoering Einvoicing

Laatste update e-invoice pagina ziekenhuizen België : 17 juni 2018

Einvoicing Ziekenhuizen : Arco  integraal programma  zorgt voor comfort, betrouwbaarheid en snelle invoering Einvoicing

Arco Information zorgt, samen met haar ICT-partners, voor een totaalservice voor het verwerken van leveranciersfacturen –  einvoicing ziekenhuizen :

  • Voor het verwerken van ingescande facturen en PDF’s per email (met OCR en validatie van de OCR-resultaten)
  • Voor het direct verwerken van efacturen (einvoices) zonder dat OCR en validatie nodig is
  • De factuurgegevens worden doorgezet naar de ERP-software of de workflow software voor registratie, matching, goedkeuring en boeking
  • En dit met een gespecialiseerd aanbod in het kader van Einvoicing Ziekenhuizen.
  • Arco bouwt standaard connectoren voor ziekenhuizen in nauwe en doorlopende samenwerking met haar ICT-partners Xperthis, Infohos, Real Dolmen.

Voordelen van inkomende Einvoicing ziekenhuizen

  • Snelheid : Facturen worden sneller aangeleverd (geen verzending per post)
  • Kwalitatief en betrouwbaar:
    • De verzending is erg veilig, ook de herkomst van de verzender is zeker (geen factuurfraude)
    • Automatische controles op de inhoud van de factuurgegevens
    • Directe verwerking van data aangeleverd door de de leverancier (geen OCR omvorming, minder kans op fouten)
  • Meer info:
    • De factuur bevat meer gegevens, waaronder detaillijnen.
    • Optioneel worden bijlagen meegestuurd
  • Minder tijd nodig voor verwerking van de facturen:
    • matching : directe vergelijking van ordergegevens met de factuur
  • Voldoen aan wettelijke vereisten :
    • Efacturen verplicht kunnen ontvangen voor ziekenhuizen : je voldoet meteen aan de wettelijke verplichting
  • Betere verhouding met de leverancier:
    • evolutie naar e-ordering waardoor de leverancier ook geniet van voordelen (automatische verwerking, minder fouten)

Aansluiting op het Europese Open/Peppol netwerk

Ziekenhuizen worden in de toekomst verplicht om einvoices (efacturen) te kunnen ontvangen via het publieke portaal Open/Peppol :

  • Dit omdat het organisaties zijn die via bestekken (aanbestedingen) werken.
  • De verplichte startdatum is  29 november 2019 (Meer Info), intussen uitgesteld tot 17 april 2020 (uiterlijke datum).
  • Als onderdeel van het Arco e-invoicing programma, wordt het ziekenhuis direct en pro-actief aangesloten op het Open/Peppol netwerk.
  • U wordt hierdoor zichtbaar voor vele leveranciers die intussen in staat zijn om e-invoices te verzenden via Open/Peppol.
  • Arco sluit het ziekenhuis aan op Open/Peppol via het Access Point van de federale overheid (Bosa).
    • Hierdoor maakt u gebruik van het e-invoicing programma van de Belgische overheid, dat heel wat voordelen biedt, zoals controles op inhoud, extra beveiliging en promotie naar het bedrijfsleven.
    • Tevens kunnen kleine leveranciers via het Mercurius portaal zelf verkoopfacturen aanmaken en als einvoice verzenden naar het ziekenhuis.

Arco is een gecertifieerd Open/Peppol Access Point:

Arco Open/Peppol Access Point - Open Peppol Certified Provider

Einvoicing ziekenhuizen – aansluiting op publieke Open/Peppol platform

  • Eenmaal aangesloten, kunnen verzenders in principe direct starten met het verzenden van e-invoices
  • U wordt zichtbaar als een organisatie die de einvoices kan ontvangen
  • Arco zorgt voor de opvolging en accreditering van de leveranciers en het goede verloop ervan op het platform
  • Inhoud van de verzendingen ondergaat controles (algemene controles en ziekenhuis-specifieke controles)
  • U kan de zelf ook de leverancier contacteren en vragen om over te gaan tot de verzending van e-invoices
  • Voor bepaalde prioritaire leveranciers neemt Arco zelf contact op met de leveranciers om de verzending te starten

Aangesloten leveranciers die via het Arco netwerk einvoices sturen naar de ontvangende ziekenhuizen

Arco zorgt voor een lijst van geaccrediteerde leveranciers voor einvoicing binnen de ziekenhuizen.

  1. Definitie geaccrediteerde leveranciers:
    •  Geaccrediteerde leveranciers voor e-invoicing zijn leveranciers die vooraf werden getest en goedgekeurd.  Bijgevolg:
      • de inhoud voldoet aan vereisten
      • deze testen gebeuren op globaal/sectorieel niveau : voor alle ziekenhuizen en alle bestaande ERP-connectoren,  niet op het niveau van 1 ziekenhuis
  2. Voordelen:
    • Eenmaal getest wordt de leverancier aangesloten/toegelaten op het einvoicing platform
    • Hierdoor is er een kwalitatieve en consistente aanlevering van data:
      • het ziekenhuis weet vooraf wat het kan verwachten bij ontvangst van de leverancier
      • het ziekenhuis moet zelf niet doorlopend de betrouwbaarheid van de instroom controleren
    • Die succesvol kan worden verwerkt in de vervolgstappen
    • Met minimale kosten voor aansluiting van de leveranciers

 

Einvoicing ziekenhuizen, voorbeelden algemene leveranciers

Voorbeelden van enkele  leveranciers (buiten de pharma-sector) die succesvol kunnen worden verwerkt:

Leveranciers einvoicing ziekenhuizen

De volgende leveranciers verzenden reeds via Open/Peppol ontvangers in België: Link

Andere leveranciers kunnen worden geactiveerd (ander type aansluiting dan Open/Peppol) : Link

Einvoicing ziekenhuizen, voorbeelden pharma leveranciers

Hieronder alvast belangrijke leveranciers waarvan het documenttype invoice kan worden ingelezen als Einvoice.

Pharma Leveranciers Einvoicing Ziekenhuizen

Lijst pharma-leveranciers die nu reeds e-invoices kunnen verzenden : eHealth_members_pharma_EinvoiceSenders

Lijst pharma-leveranciers die wel een e-order kunnen ontvangen, maar nog geen e-invoices kunnen verzenden : eHealth_members_pharma_ReceiveOrders_noInvoiceSending

Waarom kiezen voor Arco in het kader van einvoicing ziekenhuizen ?

  • Gestandardiseerd aanbod op sectorniveau
    • Geaccrediteerde leveranciers in de categorieën pharma, handelsgoederen, algemene kosten: zorgeloos leveranciers activeren met een succesvolle verwerking en matching
    • Sector campagnes naar leveranciers
    • Sector website met kennisdeling voor ziekenhuizen en leveranciers
    • Betaalbare oplossingen
    • Geen noodzaak voor ziekenhuizen om technische teams te voorzien
    • Draaiboek voor ziekenhuis voor succesvolle implementatie
  • Betrokkenheid van ziekenhuizen
    • User groups e-invoicing worden opgezet
    • Arco zorgt voor intensieve dialoog tussen ziekenhuizen onderling, met Arco, en met de ERP-partners
  • Eén leverancier voor totaalaanbod
    • Scanning/OCR en factuurcontrole leveranciersfacturen bij 46 ziekenhuizen in België
    • Verzending e-facturen naar de overheid
    • Connector met ERP en apotheek zowel voor gescande facturen en efacturen
  • Integratie en matching:
    • Standaard oplossingen voor 3way-matching voor pharma en handelsgoederen
    • Integratie met apotheekpakket Infohos
  • Helder, toekomstgericht, conform
    • Arco Platform geeft inzicht in de verwerking, stand van zaken, rapporten, controles, foutboodschappen
    • Arco regelt alle aansluitingen voor het ziekenhuis zonder dat het ziekenhuis hiervoor aparte documenten moet tekenen : Ehealth vzw (Arco sluit zich aan namens de ziekenhuizen), GS/1 (GLN nummer voor routering), Basware, Open/Peppol en Mercurius (Federale overheid : Fedict/Bosa), …
    • Integratie Infohos, Xperthis, Real Dolmen vandaag en in de toekomst conform een roadmap in samenspraak met deze partners
    • E-archief van einvoices, gescande facturen en emails conform alle circulaires

Roadmap Einvoicing Ziekenhuizen

Arco levert e-invoicing gefaseerd op:

Fase 1a (pilootziekenhuizen 01/07/2018) :

  • inlezen van efacturen via Open/Peppol, via ehealth vzw en via andere bronnen
  • Apotheek : aanbieden van de einvoices aan de Infohos apotheek op basis van de bestaande connector (hoofding van de factuur)
  • Kostenfacturen
  • Facturen met order : aanbieden van de facturen met ordernummers aan de boekhoud-en ERP pakketten:
    • met behoud bestaande werking (header) voor Infohos Boek en HAX
    • met gegevens detaillijnen (Arco Invoice gekoppeld aan SAP Xperthis)

Fase 1b en 2 :

  • Inlezen van facturen met detaillijnen voor matching:
    • in Infohos Apotheek (roadmap Infohos)
    • in Infohos Boek – Infohos Economaat (roadmap Infohos)
  • eorders
    • met prioriteit voor apotheek Infohos:
      • verzenden van eorders naar pharma leveranciers
      • verwerken van eorder confirmaties door pharma leveranciers aan ziekenhuizen
    • aansluitend eordering van handelsgoederen

Aangesloten ziekenhuizen voor Einvoicing

Arco heeft 46 ziekenhuizen actief voor de verwerking van leveranciersfacturen.  De ziekenhuizen worden stapsgewijze aangesloten op de einvoicing voor de leveranciersfacturen.

Voorbeelden van ziekenhuizen die reeds intekenden:

Meer informatie over Einvoicing Arco