Einvoicing Ziekenhuizen : Arco  integraal programma  zorgt voor comfort, betrouwbaarheid en snelle invoering Einvoicing en Eordering

Laatste update e-invoice pagina ziekenhuizen België : 27 december 2021.  

Maandcijfers december 2021 : 34.000 EDI leveranciersfacturen (Einvoices) verwerkt door de Arco ziekenhuizen, 1200 orders verstuurd.

Verplichte einvoicing van leveranciers naar ziekenhuizen : https://www.arco.be/elektronische-facturatie-verplicht-naar-alle-overheden-in-belgie/ 

Einvoicing Ziekenhuizen : Arco  integraal programma  zorgt voor comfort, betrouwbaarheid en snelle invoering Einvoicing

Arco Information zorgt, samen met haar ICT-partners, voor een totaalservice voor het verwerken van leveranciersfacturen –  einvoicing ziekenhuizen :

  • Voor het verwerken van ingescande facturen en PDF’s per email (met OCR en validatie van de OCR-resultaten)
  • Voor het direct verwerken van efacturen (einvoices) zonder dat OCR en validatie nodig is
  • De factuurgegevens worden doorgezet naar de ERP-software of de workflow software voor registratie, matching, goedkeuring en boeking
  • En dit met een gespecialiseerd aanbod in het kader van Einvoicing Ziekenhuizen.
  • Arco bouwt standaard connectoren voor ziekenhuizen in nauwe en doorlopende samenwerking met haar ICT-partners Xperthis, Infohos,  (nu Zorgi) en Real Dolmen.

Voordelen van inkomende Einvoicing ziekenhuizen

  • Snelheid : Facturen worden sneller aangeleverd (geen verzending per post)
  • Kwalitatief en betrouwbaar:
    • De verzending is erg veilig, ook de herkomst van de verzender is zeker (geen factuurfraude)
    • Automatische controles op de inhoud van de factuurgegevens
    • Directe verwerking van data aangeleverd door de de leverancier (geen-OCR omvorming, minder kans op fouten)
  • Meer info:
    • De factuur bevat meer gegevens, waaronder detaillijnen.
    • Optioneel worden bijlagen meegestuurd
  • Minder tijd nodig voor verwerking van de facturen:
    • matching : directe vergelijking van ordergegevens met de factuur
  • Voldoen aan wettelijke vereisten :
    • Efacturen verplicht kunnen ontvangen voor ziekenhuizen : je voldoet meteen aan de wettelijke verplichting
  • Betere verhouding met de leverancier:
    • inzetten op-ordering waardoor de leverancier ook geniet van voordelen (automatische verwerking, minder fouten)

Aansluiting op het Europese Open/Peppol netwerk

Ziekenhuizen zijn verplicht om einvoices (efacturen) te kunnen ontvangen via het publieke portaal Open/Peppol :

  • Dit omdat het organisaties zijn die via bestekken (aanbestedingen) werken.
  • Als onderdeel van het Arco e-invoicing programma, wordt het ziekenhuis direct en pro-actief aangesloten op het Open/Peppol netwerk.
  • U wordt hierdoor zichtbaar voor vele leveranciers die intussen in staat zijn om e-invoices te verzenden via Open/Peppol.
  • Arco sluit het ziekenhuis aan op Open/Peppol

Arco is een gecertifieerd Open/Peppol Access Point:

Arco Open/Peppol Access Point - Open Peppol Certified Provider

Einvoicing ziekenhuizen – aansluiting op publieke Open/Peppol platform

  • Eenmaal aangesloten, kunnen verzenders in principe direct starten met het verzenden van e-invoices
  • U wordt zichtbaar als een organisatie die de einvoices kan ontvangen
  • Arco zorgt voor de opvolging en accreditering van de leveranciers en het goede verloop ervan op het platform
  • Inhoud van de verzendingen ondergaat controles (algemene controles en ziekenhuis-specifieke controles)
  • U kan de zelf ook de leverancier contacteren en vragen om over te gaan tot de verzending van e-invoices
  • Voor bepaalde prioritaire leveranciers neemt Arco zelf contact op met de leveranciers om de verzending te starten

Aangesloten leveranciers die via het Arco netwerk einvoices sturen naar de ontvangende ziekenhuizen

Arco zorgt voor een lijst van geaccrediteerde leveranciers voor einvoicing binnen de ziekenhuizen.

  1. Definitie geaccrediteerde leveranciers:
    •  Geaccrediteerde leveranciers voor e-invoicing zijn leveranciers die vooraf werden getest en goedgekeurd.  Bijgevolg:
      • de inhoud voldoet aan vereisten
      • deze testen gebeuren op globaal/sectorieel niveau : voor alle ziekenhuizen en alle bestaande ERP-connectoren,  niet op het niveau van 1 ziekenhuis
  2. Voordelen:
    • Eenmaal getest wordt de leverancier aangesloten/toegelaten op het einvoicing platform
    • Hierdoor is er een kwalitatieve en consistente aanlevering van data:
      • het ziekenhuis weet vooraf wat het kan verwachten bij ontvangst van de leverancier
      • het ziekenhuis moet zelf niet doorlopend de betrouwbaarheid van de instroom controleren
    • Die succesvol kan worden verwerkt in de vervolgstappen
    • Met minimale kosten voor aansluiting van de leveranciers

 

Einvoicing ziekenhuizen, voorbeelden algemene leveranciers

Voorbeelden van enkele  leveranciers (buiten de pharma-sector) die succesvol kunnen worden verwerkt:

Leveranciers einvoicing ziekenhuizen

Einvoicing ziekenhuizen, voorbeelden pharma leveranciers

Hieronder alvast belangrijke leveranciers waarvan het documenttype invoice kan worden ingelezen als Einvoice.  Bepaalde ziekenhuizen haalden in juni 2021 reeds 31% einvoices in de productieomgeving. Er zijn intussen heel wat meer leveranciers toegevoegd, contacteer ons voor de meest recente lijst, email : einvoicehospital@arco.be.

einvoices EDI leveranciers pharma België

Waarom kiezen voor Arco in het kader van einvoicing ziekenhuizen ?

  • Gestandardiseerd aanbod op sectorniveau
    • Geaccrediteerde leveranciers in de categorieën pharma, handelsgoederen, algemene kosten: zorgeloos leveranciers activeren met een succesvolle verwerking en matching
    • Sector campagnes naar leveranciers
    • Sector website met kennisdeling voor ziekenhuizen en leveranciers
    • Betaalbare oplossingen
    • Geen noodzaak voor ziekenhuizen om technische teams te voorzien
    • Draaiboek voor ziekenhuis voor succesvolle implementatie
  • Betrokkenheid van ziekenhuizen
    • User groups e-invoicing worden opgezet
    • Arco zorgt voor intensieve dialoog tussen ziekenhuizen onderling, met Arco, en met de ERP-partners
  • Eén leverancier voor totaalaanbod
    • Scanning/OCR en factuurcontrole leveranciersfacturen bij 46 ziekenhuizen in België
    • Verzending e-facturen naar de overheid
    • Connector met ERP en apotheek zowel voor gescande facturen en efacturen
  • Integratie en matching:
    • Standaard oplossingen voor 3way-matching voor pharma en handelsgoederen
    • Integratie met apotheekpakket Infohos
  • Helder, toekomstgericht, conform
    • Arco Platform geeft inzicht in de verwerking, stand van zaken, rapporten, controles, foutboodschappen
    • Arco regelt alle aansluitingen voor het ziekenhuis zonder dat het ziekenhuis hiervoor aparte documenten moet tekenen : Ehealth vzw (Arco sluit zich aan namens de ziekenhuizen), GS/1 (GLN nummer voor routering), Basware, Open/Peppol, … ).
    • Integratie Infohos, Xperthis (beide nu Zorgi) , Real Dolmen.
    • E-archief van einvoices, gescande facturen en emails conform alle circulaires

 Eordering

Eordering is volop in gebruik bij meerdere ziekenhuizen

  • 12 leveranciers zijn effectief in productie.
  • Doorlopend worden nieuwe leveranciers aangesloten.
  • Koppeling werd gemaakt met het apotheekpakket van Infohos (Zorgi) en via SAP (Zorgi).  Andere koppelingen zijn perfect mogelijk.

Eordering zorgt voor een hoge snelheid van verwerking en een vermindering van de fouten bij de bestelling.  Dankzij de combinatie eordering en actualisatie van de master data,  loopt de goederenontvangst sneller en is een meer automatische factuurcontrole mogelijk.

Arco heeft een volledig draaiboek voor de succesvolle invoering van de eordering.

Automatisering van de zendnota en unieke barcode/FMD

Ziekenhuizen worden verwacht om bij de ontvangst van voorschriftgebonden artikelen in de apotheek een controle uit te voeren op het uniek nummer van het artikel dat op de verpakking staat, en dit door te sturen naar de overheden.  Deze verplichting kan heel wat werk en dus kosten betekenen voor het ziekenhuis.

Arco werkt een programma uit samen met partner Zorgi.  Hierbij wordt vertrokken van de elektronische zendnota of leverbon van de leverancier.  Het betreft het EDI-equivalent DesAdv (Despatch advice).  In deze DesAdv komen de unieke barcode voor die op de verpakking van het artikel staat, en zo mogelijk ook de geagregeerde barcode die op de globalere verpakking staat (bv doos of pallet).  Bij de goederenontvangst kunnen nog altijd de geagregeerde barcode en enkele individuele/unieke barcodes (steekproef) worden gelezen via barcode lezers, doch niet elke verpakking moet worden gelezen.  Immers in de apotheeksoftware wordt de zendnota ingelezen via de data uit de DesAdv en vergeleken met de gegevens van de steekproef.

Dit levert een goede kwaliteit op en een beheersbare prijs.e

Aangesloten ziekenhuizen voor Einvoicing

Arco heeft meer dan 50 ziekenhuizen actief voor de verwerking van leveranciersfacturen via PDF en/of einvoicing.  De ziekenhuizen worden stapsgewijze aangesloten op de einvoicing en eordering voor de leveranciersfacturen.

Voorbeelden van ziekenhuizen die reeds intekenden: (34 ziekenhuizen op 16 december 2022).

Klantengetuigenis E invoicing : ziekenhuis Az Turnhout : https://www.infohos.be/nl/blog/12179

Meer informatie over Einvoicing Arco

Roadmap Einvoicing Ziekenhuizen

Connectoren:

  • eorders
    • eordering van handelsgoederen (SAP Xperthis ERP4HC)
  • Inlezen van facturen met detaillijnen voor matching: (vervolgstap)
    • in Zorgi/Infohos Apotheek (Zorgi)
    • in Xperthis SAP4HC (Zorgi)
  • Verwerken order conformaties, levernota’s als EDI bericht