Elektronische facturatie verplicht naar alle overheden in België
  • Door Arco
  • december 15, 2021
  • Blog

Elektronische facturatie verplicht naar alle overheden in België

Inhoud en datum van de verplichting elektronische facturen voor overheid in België

Translation to English : Link

De Belgische federale overheid nam op 26 november 2021 een beslissing over het ontwerp van KB inzake elektronische facturatie. In de Wet van 7 april 2019 werd immers in de mogelijkheid voorzien om elektronische facturatie uit te breiden naar alle leveranciers van alle overheden.

De publicatie van een koninklijk besluit wordt verwacht in februari 2022.

De datum van de verplichting is gekoppeld aan het  bedrag dat de overheid en verkoper voorzien via aanbestedingen :

  • overheidsopdrachten  boven de Europese drempel elektronische facturen van 140.000 euro (gecumuleerd bedrag te rekenen over de ganse periode, dit kan 1 tot 5 jaar bedragen) : verplichting elektronische facturatie na 6 maand, dus vanaf september 2022.
  • overheidsopdrachten vanaf 30.000€  : verplichting na 12 maand, dus vanaf maart 2023.
  • Na 18 maanden zal ook voor opdrachten onder de 30.000€, dus vanaf september 2023.
  • Opdrachten onder de 3.000€ worden vrijgesteld, maar elk bestuursniveau kan beslissen om deze vrijstelling niet te hanteren, of om een ambitieuzere timing na te streven.

Om welke overheden gaat het ? alle overheden inclusief lokale overheden zoals Steden en gemeenten, autonome gemeentebedrijven, OCMW’s en alle organisaties die via lastenboeken werken, zoals woon-en zorgcentra, scholengroepen, hulpverleningszones, ziekenhuizen, de zorg en andere gezondheidscentra, sociale woningmaatschappijen, de politie.

Welke actie onderneemt u als ontvangende klant ?

  • zorg ervoor dat de ontvangst van e-facturen daadwerkelijk operationeel is (dus rechtstreeks inlezen van de XML bestanden, niet de omvorming van de efactuur tot een PDF),
  • zorg ervoor dat uw interne verwerkingsprocessen gekoppeld aan de efacturatie optimaal werken, omdat het volume aan efacturen aanzienlijk zal toenemen
  • zorg ervoor dat het e-archief  van uw elektronische facturen in orde is, gegarandeerd werkend voor 7 of 10 jaar en legaal conform
  • neem verwijzingen hiernaar op in uw aanbestedingen
  • communiceer helder met uw leverancier over deze verplichting

Welke actie onderneemt u als verzender van efacturen naar de overheid ?

  • Maakt u handmatig verkoopfacturen voor de overheid aan in het Mercurius portaal ? Deze methode is langzaam en foutgevoelig, en is niet vol te houden aangezien de volumes aan efacturatie aanzienlijk gaan stijgen.  U kan dus best overschakelen naar een automatische koppeling van elektronische facturatie.
  • Wil u weten welke overheden operationeel zijn met efacturatie en actief leveranciers benaderen ? Contacteer Arco, aangezien Arco de ontvangst van einvoices beheert bij meer dan 650 overheden en dus over concrete informatie beschikt.
  • Contacteer uw klanten om te weten hoe zij dit aanpakken en communiceer uw planning mbt efacturatie.
  • Stappenplan om succesvol de efacturatie op te zetten ?  Vraag gerust bij Arco naar de manier van aanpak op maat van uw organisatie, de doorlooptijd en de kosten.  Arco kan u tevens helpen in de opvolging van de verzending van de eerste efacturaties naar Arco klanten, zodat u 100 % zeker bent van de optimale werking.
  • Wil u weten naar welke niet-overheidsorganisaties u ook efacturen kan sturen via Open/Peppol ?  bezorg ons uw klantenlijst, en wij bezorgen het antwoord.

Vraag en antwoord verplichting efacturatie naar de overheid

  • is het verzenden van een email met PDF aanvaard ?  Neen dit is niet het geval.
  • is het verzenden van een email met PDF en XML/UBL aanvaard ? Neen dit is niet het geval.
  • Kan de klant verplicht worden om een eorder te sturen alvorens de efactuur te verzenden ?  Neen dit is niet het geval.
  • Zijn er overheden die reeds eorders verzenden ?  Ja. Contacteer Arco om een lijst te bekomen.

Meer informatie over het juridisch kader einvoice naar de overheid

De Vlaamse overheid publiceerde dit kader : https://overheid.vlaanderen.be/juridisch-kader-e-invoicing

U heeft enkele praktische vragen ?

Voor praktische, functionele en technische vragen kan u vrijblijvend contact opnemen.  Ook kan u kort overleggen via een korte sessie via MS Teams/Zoom sessie.  Contact:

Voor andere vragen : marketing@arco.be