Facturation électronique pour hôpitaux : confort, fiabilité et saisie rapide

Dernière mise-à-jour : le 19 juin 2018

Facturation électronique pour hôpitaux : confort, fiabilité et saisie rapide

En collaboration avec ses partenaires ICT, Arco Information assure un service complet en matière de traitement des factures de fournisseurs. Cette facturation électronique pour hôpitaux possède de nombreux atouts :

  • Traitement des PDF et des factures scannées par courriel (avec OCR et validation des résultats OCR)
  • Traitement direct des factures électroniques sans nécessiter d’OCR et de validation
  • Transfert des données de facturation vers un logiciel ERP ou logiciel de gestion des flux de travail en vue de l’enregistrement, de la correspondance, de l’approbation et de la comptabilisation (y compris une offre spécialisée dans le cadre de la facturation électronique pour hôpitaux)
  • Offre de connecteurs standard pour hôpitaux en collaboration étroite et permanente avec nos partenaires ICT Xperthis, Infohos, Real Dolmen

Avantages uniques de facturation électronique pour les hopitaux

La facturation entrante pour hôpitaux offre plusieurs avantages uniques :

  • Rapidité grâce à une livraison accélérée des factures (pas d’envoi postal)
  • Qualité et fiabilité :

– Envoi sécurisé et exclusion de toute fraude à la facture, car l’origine de l’expéditeur est sûre

– Contrôles automatiques du contenu des données de la facture

– Traitement direct des données livrées par le fournisseur (pas de transformation OCR, risque d’erreurs réduit)

  • Davantage d’informations :

– La facture contient davantage de données, parmi lesquelles des lignes détaillées

– Des annexes sont jointes en option

  • Le traitement des factures est plus rapide :

– Correspondance : comparaison immédiate des données de la commande avec celles de la facture

  • Respect des exigences légales :

– Obligation de pouvoir recevoir des e-factures pour les hôpitaux

  • Meilleure relation avec le fournisseur :

                        – Évolution vers un système de commande électronique permettant également au fournisseur de bénéficier de certains avantages (traitement automatique, moins d’erreurs)

Connexion de la facture électronique au réseau européen Open/Peppol

À l’avenir, les hôpitaux devront pouvoir recevoir des factures électroniques par l’intermédiaire du portail public Open/Peppol parce qu’ils travaillent sur la base de cahiers des charges (appels d’offres). Cette obligation sera effective au plus tard le 17 avril 2020 (plus d’infos).

Le programme de facturation électronique Arco prévoit par ailleurs une connexion immédiate et proactive de votre hôpital au réseau Open/Peppol. Ainsi, votre hôpital est visible pour de nombreux fournisseurs qui, dans l’intervalle, peuvent envoyer leurs factures électroniques via Open/Peppol.

Comme Arco prévoit la connexion de votre hôpital au réseau Open/Peppol via le point d’accès des autorités fédérales (Bosa) :

  • vous utilisez le programme de facturation électronique des autorités belges, ce qui offre une foule d’avantages, comme les contrôles du contenu, la sécurisation accrue et la promotion auprès des entreprises ;
  • les petits fournisseurs peuvent créer eux-mêmes des factures de vente via le portail Mercurius et les envoyer à votre hôpital sous forme de facture électronique.

Arco est un point d’accès certifié du réseau Open/Peppol :

Arco Point d'accès facturation électronique Open/Peppol Access Point - Open Peppol Certified Provider

Connexion à la plateforme publique Open/Peppol pour la facturation électronique

  • Une fois connectés, les expéditeurs peuvent, en principe, commencer tout de suite à envoyer des factures électroniques, et votre hôpital devient visible en tant qu’organisation pouvant recevoir des factures électroniques.
  • Arco assure le suivi et l’accréditation des fournisseurs, ainsi que le bon déroulement de ces processus sur la plateforme. Le contenu des envois est soumis à des contrôles (généraux et spécifiques à l’hôpital), et vous pouvez également contacter vous-même le fournisseur pour lui demander de passer à l’envoi de factures électroniques. Dans le cas de certains fournisseurs prioritaires, Arco prend personnellement contact afin de démarrer l’envoi.

Fournisseurs affiliés

Arco vous remet une liste des fournisseurs accrédités dans le cadre des factures électroniques au sein des hôpitaux. Ceux-ci font l’objet d’un test et d’une approbation préalables. Ce faisant, le contenu répond aux exigences. En outre, ces tests sont effectués à un niveau global/sectoriel, c’est-à-dire pour tous les hôpitaux et connecteurs ERP, et pas au niveau d’un seul hôpital.

Cette méthode unique offre quatre avantages principaux :

  • Une fois testé, le fournisseur est connecté/autorisé à accéder à la plateforme de facturation électronique.
  • Ce faisant, la fourniture de données est cohérente et de qualité :
    • l’hôpital sait à l’avance à quoi il peut s’attendre lors de la réception du fournisseur ;
    • l’hôpital ne doit pas vérifier lui-même en permanence la fiabilité du flux entrant.
  • La livraison fait l’objet d’un traitement efficace lors des étapes suivantes.
  • Les fournisseurs paient un coût minimal pour leur connexion.

Exemples de fournisseurs généraux

Voici quelques exemples de fournisseurs (en dehors du secteur pharmaceutique) pouvant être intégrés de manière efficace :

Leveranciers einvoicing ziekenhuizen

Les fournisseurs suivants envoient d’ores et déjà leurs factures via les récepteurs Open/Peppol en Belgique : Lien

D’autres fournisseurs peuvent être activés (type de connexion différent d’Open/Peppol) : Lien

Exemples de fournisseurs pharmaceutiques

Voici d’ores et déjà quelques fournisseurs de premier plan dont le type de document de facturation peut être lu comme une facture électronique.

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Pharma Leveranciers Einvoicing Ziekenhuizen

Liste des fournisseurs pharmaceutiques qui peuvent déjà envoyer des factures électroniques : eHealth_members_pharma_EinvoiceSenders

Liste des fournisseurs pharmaceutiques qui peuvent recevoir des commandes électroniques, mais qui ne peuvent pas encore envoyer de factures : eHealth_members_pharma_ReceiveOrders_noInvoiceSending

Pourquoi opter pour Arco ?

  • Offre standardisée au niveau sectoriel :
    • Fournisseurs accrédités dans les catégories pharma, marchandises, frais généraux : activation de fournisseurs en toute sérénité, en bénéficiant d’un traitement et d’une correspondance efficaces
    • Campagnes sectorielles auprès des fournisseurs
    • Site web sectoriel avec partage de connaissances pour les hôpitaux et les fournisseurs
    • Solutions abordables
    • Les hôpitaux ne doivent pas prévoir d’équipes techniques
    • Feuille de route destinée aux hôpitaux, pour une mise en œuvre efficace

    Implication des hôpitaux :

    • Mise sur pied de groupes d’utilisateurs de la facturation électronique
    • Dialogue intensif entre hôpitaux, avec Arco et avec les partenaires ERP

    Un seul fournisseur pour l’offre complète :

    • Scanning/OCR et contrôle des factures de fournisseurs auprès de 46 hôpitaux belges
    • Envoi de factures électroniques aux autorités
    • Connecteur avec ERP et pharmacie, à la fois pour les factures scannées et électroniques

    Intégration et correspondance :

    • Solutions standard avec trois procédés de correspondance pour les secteurs pharma et marchandises
    • Intégration au progiciel de pharmacie

    Clair, prospectif, conforme :

    • Maîtrise du traitement, état d’avancement, rapports, contrôles et messages d’erreur grâce à la plateforme Arco
    • Règlement de toutes les affiliations pour l’hôpital sans que celui-ci doive signer des documents distincts : E-health ASBL (Arco s’affilie au nom des hôpitaux), GS/1 (numéro GLN pour le routage), Basware, Open/Peppol et Mercurius (autorités fédérales : Fedict/Bosa), etc.
    • Intégration actuelle et future à Infohos, Xperthis, Real Dolmen conformément à une feuille de route en accord avec ces partenaires
    • Archivage électronique des factures électroniques, des factures scannées et des courriels conforme à toutes les circulaires

Feuille de route relative à la facturation électronique pour hôpitaux

Arco fournit un service de facturation électronique en plusieurs phases.

Phase 1a :

  • Lecture de toutes les factures électroniques via Open/Peppol, E-health ASBL et d’autres sources
  • Pharmacie : soumission de factures électroniques au progiciel de pharmacie sur la base du connecteur existant (libellé de la facture)
  • Factures de coûts
  • Factures avec commande : soumission de factures avec numéros de commande aux progiciels comptables et ERP

Phases 1b et 2 :

  • Lecture des factures avec lignes détaillées en vue de leur correspondance :
    • dans Infohos Pharmacie (feuille de route Infohos)
    • dans Infohos Boek – Infohos Économat (feuille de route Infohos)
    • dans Arco Invoice et dans SAP (feuille de route Xperthis)
  • Commandes électroniques
    • Priorité à Infohos Pharmacie :
      • Envoi de commandes électroniques aux fournisseurs pharmaceutiques
      • Traitement de confirmations de commandes électroniques par les fournisseurs pharmaceutiques aux hôpitaux
    • Commande électronique consécutive de marchandises

Hôpitaux affiliés

Arco collabore avec 46 hôpitaux dans le cadre du traitement des factures de fournisseurs. Nous les intégrons progressivement au système de facturation électronique pour factures de fournisseurs.

Exemples d’hôpitaux ayant souscrit au système :

Plus de renseignements