Par autorités locales, nous entendons notamment les communes et les villes, les CPAS, les régies communales autonomes (RCA), mais aussi la police locale et les sapeurs-pompiers.
Les autorités locales offrent un éventail de services de plus en plus large. Elles s’efforcent d’étendre leurs prestations, de les mettre à disposition par voie numérique et d’offrir davantage de transparence. De cette manière, les citoyens et entreprises disposent d’un accès direct à l’ensemble des informations et documents. La transition du papier vers le numérique entraîne également une hausse de productivité indispensable.
En comptabilité, les flux de factures entrants sont automatisés, ce qui inclut la numérisation des factures ou leur conversion en factures électroniques, la reconnaissance automatique de leur contenu, leur vérification et leur transfert vers le progiciel de gestion (BBC ou beleids- en beheerscyclus, cycle politique et gestionnel) qui procède alors aux écritures comptables. Ces services sont hébergés dans le cloud. Les factures peuvent faire l’objet de recherches au sein d’une archive sécurisée et parfaitement conforme sur le plan légal. La conservation des factures papier est par conséquent inutile. Étant donné qu’une liaison existe avec l’ensemble des fournisseurs de logiciels BBC, toutes les administrations, quelle qu’en soit l’ampleur, peuvent tirer parti de ces services.
Les autorités locales peuvent également automatiser le flux sortant de documents à destination des citoyens et entreprises : déclarations fiscales, factures de crèches, CPAS, complexes sportifs… Les citoyens et entreprises peuvent configurer leurs préférences au moyen d’un portail et recevoir leurs documents par e-mail, directement sur le portail, ou par le biais d’une application de leur choix telle que Doccle ou POM. Cette révolution numérique profite immédiatement aux autorités locales :
- satisfaction des clients à l’égard de l’offre de services étendue
- économies considérables
La numérisation offre également une solution sûre, simple et efficace pour les fiches de paie mensuelles des membres du personnel. Elle leur permet d’en consulter facilement l’historique.
Grâce à une série d’applications, les gardiens de parking, les citoyens, les agents de police et le personnel communal sont en mesure d’encoder et transmettre des données en temps réel. Nous faisons notamment référence aux sanctions administratives communales ainsi qu’au signalement d’anomalies, nuisances et plaintes.
Les documents, archives et dossiers sont entièrement modifiables dans le cloud. Le numérique permet d’accuser réception et d’assurer le suivi du courrier entrant, mais aussi de valider les pièces sortantes et de les expédier au format papier ou électronique. Un autre atout non négligeable réside dans la possibilité de signer les documents électroniquement, par exemple à l’aide de la carte d’identité électronique.
