Le secteur de la construction s’articule généralement autour de projets. Tant dans la phase d’adjudication que dans les phases de construction, de maintenance et d’après-vente, de nombreuses informations s’accumulent. En outre, la collaboration et la qualité du suivi financier y constituent des éléments cruciaux. Le suivi des factures fournisseur, qu’elles concernent directement le projet ou des frais généraux, représente un processus clé.
Le logiciel et les services de numérisation permettent de convertir les factures au format numérique et de reconnaître automatiquement les données comptables, y compris le numéro de projet, le numéro de commande ou le numéro de contrat. Ce processus permet ensuite aux chefs de projet (pour les factures liées aux projets) et aux collaborateurs des services centraux (pour les factures de frais généraux) de procéder à la validation numérique des factures. Tout devient alors plus facile : rechercher des informations, effectuer des comparaisons, prendre des décisions, etc. La validation numérique par le chef de projet est facile, rapide et peut s’effectuer hors ligne, p. ex. directement sur le chantier. Une application (Android ou Apple) conviviale permet de travailler dans les meilleures conditions. La comptabilité valide les factures beaucoup plus rapidement, bénéficie d’écritures comptables automatiques et dispose d’une meilleure vue d’ensemble grâce aux rapports. Ce système profite aux entreprises de construction, quelle qu’en soit la taille, grâce aux connecteurs avec les principaux fournisseurs d’ERP tels que KPD et Centric. De plus en plus de fournisseurs travaillent avec des factures électroniques, que le service cloud d’Arco permet de lire automatiquement à la réception sans recourir à la reconnaissance optique de caractères (OCR).
Les factures de vente sont des documents importants qui, pour être payés à temps, doivent être traités correctement par le client. Les autorités vont progressivement imposer que les factures soient soumises au format électronique par le biais de leur portail (Open/Peppol). En ce qui concerne les autorités flamandes, ce sera le cas dès le 1er janvier 2017 ! Arco est parfaitement compatible avec ce service et compte de nombreuses entreprises de construction parmi ses clients, notamment la pionnière Aswebo active depuis 2015.
La gestion documentaire permet aux entreprises de construction de partager et d’assurer le suivi de leurs dossiers et documents. La connaissance est ainsi accessible à tous et la centralisation des documents empêche la multiplication des emplacements de stockage. Les documents sont toujours disponibles dans leur version la plus récente. Une application permet également de consulter les documents de manière conviviale, ainsi que de prendre et ajouter des photos.
