Ouvrir, classer, intégrer, traiter, suivre, contrôler et finaliser une facture entrante demandent un temps précieux. En base annuelle, ce travail se chiffre en heures innombrables, sans compter son coût colossal. Avec Arco Invoice, toute la procédure est automatisée, sauf la numérisation de la facture. Arco Invoice divise par quatre les frais de traitement de vos factures et vous garantit un surcroît de rendement.
Seules vos factures d’achat papier (Lien Solution) requièrent encore une numérisation manuelle. La technologie OCR intelligente reconnaît et enregistre tous les champs : données fournisseurs, montant, numéro de facture, numéro de commande, numéro de référence, date et champs complémentaires éventuels. Cette reconnaissance des factures comporte un système de contrôle multiple et est disponible en plusieurs langues. Dans le cas des factures électroniques (conformes à la norme EDI), (Lien Solution) les données sont contrôlées et introduites automatiquement. Même la numérisation manuelle devient superflue.
Arco Invoice propose des valideurs en fonction de l’organisation de votre entreprise. Vous pouvez naturellement décider de choisir vous-même des valideurs, afin de définir clairement la répartition du travail et de limiter au strict nécessaire le nombre de collaborateurs.
Tous les collaborateurs concernés reçoivent un e-mail pouvant porter sur une ou plusieurs factures connexes. En fonction de sa tâche, chaque collaborateur pourra effectuer rapidement et aisément les opérations requises : ajouter des documents, reporter ou refuser la validation en spécifiant le motif, transférer la facture à un collègue ou la valider. La validation peut également se faire via une app.
Chaque entreprise a son propre mode de fonctionnement : avec ou sans bon de commande, un ou plusieurs valideurs, un responsable différent par pays, etc. Avec Arco Invoice, vous pouvez calquer le traitement (« routing ») des factures sur les règles et méthodes en vigueur au sein de votre entreprise.
Arco Invoice est parfaitement compatible avec votre logiciel ERP ou comptable. Vous pouvez même confier le processus d’enregistrement des factures à Arco ou optimiser intégralement l’interaction avec le système ERP. Ainsi, la comptabilisation et la mise en paiement des factures pourront être entièrement automatisées.
Avec Arco Invoice, vous gardez en permanence une vue d’ensemble sur toutes les affaires courantes. Vous pouvez effectuer des recherches et demander des résultats via un document Excel synoptique; le module de rapport vous donne une idée de l’efficacité des processus. Vous déterminez vous-même qui a accès aux factures, qui est habilité à les valider et qui peut modifier la configuration du système. Vous pouvez demander un historique complet de toutes les actions. Cet historique commente chaque étape par facture, depuis la numérisation jusqu’au paiement.
Arco Invoice sert de base à de nombreuses applications en matière de gestion numérique de documents :
L’hôpital AZ Damiaan traite aujourd'hui les trente mille factures fournisseurs numériques bien plus rapidement qu’auparavant. Grâce à la vérification en trois étapes, les factures qui correspondent à la commande et à la livraison ne nécessitent plus d’autre traitement. Désormais, le dossier administratif des patients est accessible par les intéressés en un seul clic. - En savoir plus…
La durée de traitement des factures fournisseurs a diminué de 30 % par rapport à avant. Tout le monde peut à présent valider une facture, peu importent l’endroit et le moment. Les documents ne se perdent pas. - En savoir plus…
Le fait que les valideurs et comptables puissent à présent accéder à toutes les informations en un clic de souris a permis de réduire considérablement le temps moyen consacré au traitement d’une facture. Conséquence : la validation et l’inscription comptable des factures fournisseurs sont plus rapides et moins chères. - En savoir plus…
Non seulement la validation des factures des trois sites et des services décentralisés est nettement plus simple, mais l’intégration au système ERP permet de gagner du temps. - En savoir plus…
Le traitement numérique des factures fournisseurs présente de gros avantages pour la comptabilité et les valideurs. Le service comptabilité traite 45 % de factures en plus (jusqu’à 15.000 en base annuelle) avec le même effectif et a accès en permanence aux informations. - En savoir plus…
