Par le biais d’une manipulation simple, vous configurez les types de documents, propriétés, structures, paramètres de sécurité, écrans de recherche et listes de résultats. L’utilisation est simple et adaptée au besoin du groupe cible. Les utilisateurs retrouvent ainsi les documents en un tour de main.
La recherche est intuitive et la recherche globale peut être comparée à une recherche dans Google. Vous pouvez également retrouver des données sur le contenu. Des recherches peuvent être réalisées automatiquement dans les documents au format image (documents scannés).
Avec les documents proprement dits, vous procédez aux actions nécessaires et autorisées: transmettre une sélection de documents, télécharger, convertir en PDF, exporter une liste de propriétés vers Excel, ajouter des commentaires, consulter des documents côte à côte afin de comparer ou d’adapter le statut.
Pour chaque document, vous avez accès à sa version actuelle et à l’historique des versions. Chaque action est enregistrée dans un audit sécurisé, immédiatement conforme aux normes ISO et normes sectorielles.
Vous partagez les documents avec des collègues de votre section ou d’une autre section et avec des utilisateurs externes, tels que des clients, partenaires, chargés de projet, consultants et avocats. Toutes ces parties peuvent ajouter ou modifier des documents en fonction de leurs autorisations.
Arco Doma présente des données aux utilisateurs de différentes manières, par exemple en fonction de leurs préférences. Grâce à des « structures virtuelles », vous pouvez dérouler n’importe quelle structure arborescente et obtenir d’autres aperçus de documents.
Doma est l’archive numérique qui remplace d’autres archives (papier, Explorateur Windows, etc.).
Cette solution prévoit des règles d’archivage claires par entité, comme le type de document, le dossier, la structure du dossier et d’autres propriétés. Les documents sont classés en mode « archives » après leur traitement actif. Une fois que le délai d’archivage prévu est écoulé, vous pouvez exécuter d’autres actions : déplacer les documents dans d’autres archives (ex. autre type de stockage), exporter le document et les propriétés, supprimer le document et/ou les propriétés.
Vous avez ainsi la garantie que l’archivage est conforme à la législation, aux procédures ISO et aux règles de confidentialité. Au besoin, les processus sont automatiques et ne requièrent donc pas de contrôle.
L’accès aux archives est entièrement sécurisé. Il est donc impossible d’effacer des documents par mégarde. Les personnes autorisées peuvent, par ailleurs, toujours récupérer les documents effacés. Des procédures de sauvegarde strictes constituent une garantie d’archivage.
Le module de workflow Doma vous permet de définir en toute flexibilité les workflows qui reflètent les processus d’exploitation.
Songez à un enregistrement en plusieurs étapes (compléter des données spécialisées ou un client complète un formulaire que le département clientèle finalise ensuite). Vous pouvez également définir des workflows avancés à l’aide d’outils de configuration graphiques et de développeurs de processus graphiques.
Le suivi des priorités et échéances est automatique. Les utilisateurs sont avertis par e-mail de l’arrivée de nouvelles tâches ou de l’arrivée à échéance des délais.
Vous palliez aux absences grâce à des délégations. L’audit définit toutes les actions. Les responsables tiennent un récapitulatif de la charge de travail et des dépassements des dates d’échéance et peuvent éventuellement redistribuer le travail. Le rapport présente des informations de gestion pures.
Le suivi des dossiers ou la gestion de cas (Case Management) permet aux utilisateurs d’interconnecter certains éléments (documents, dossiers, éléments de workflow) afin d’assurer un suivi groupé des réclamations, des actions en justice, des projets, de la qualité, etc.
Vous pouvez lier au dossier des actions (tâches), des workflows, des statuts et des dates d’échéance. Chaque dossier reçoit ses propres compétences.
Avec le service cloud d’Arco Doma, vous activez immédiatement un document complet et un service de workflow de haut niveau que vous pouvez aménager de manière flexible.
Vous avez également la possibilité d’impliquer des utilisateurs externes, tels que des clients, partenaires, chargés de projets, consultants et avocats. Toutes ces parties sont en mesure d’ajouter ou de modifier des documents en fonction de leurs autorisations.
SenSaas vous garantit un niveau de sécurité élevé ainsi qu’une grande disponibilité. Deux excellents centres de données belges sont en effet exploités en parallèle.
En partant de peu, Doma peut évoluer aisément en millions de documents. Grâce à la rapidité du système, les utilisateurs retrouvent des documents en deux secondes environ (en fonction du réseau) et ouvrent des listes de tâches (workflows) à la même vitesse.
Étant donné que chaque action peut être parfaitement sécurisée et définie, vous pouvez confier au système les documents les plus confidentiels. Les utilisateurs, rôles et/ou groupes se voient conférer des droits. Les rôles hiérarchiques reflètent en outre la hiérarchie de l’organisation.
Le bureau spécialisé Gremwell teste périodiquement la sécurité de l’environnement Doma, conformément aux règles internationales de l’OWASP. Ce test révèle que Doma répond systématiquement aux règles de sécurité les plus strictes.
Les utilisateurs peuvent ajouter et indexer des documents manuellement à partir du navigateur web ou d’applications Microsoft Office, comme Word, Excel et Outlook.
Les documents sont également analysés automatiquement avec le module DRUM, lequel peut lier toute une série de formats techniques. Il traite aussi des e-mails entrants, de même que les factures au format électronique (e-invoice). Le test du module DRUM en termes de gros volumes s’est avéré concluant.
D’importants volumes de documents sont également envoyés aux destinataires, aussi bien des e-mails que des transferts de factures électroniques. Le module dispose de la génération de documents permettant, sur la base de données, d’établir automatiquement des documents parfaitement présentés.
Doma a été conçu pour travailler de manière intégrée avec d’autres applications, comme ERP et CRM: consulter des documents à partir des applications externes et échanger des propriétés., mais aussi consulter des données à partir d’un workflow Doma.
Un contexte hybride, associant plusieurs logiciels, constitue en outre un scénario parfaitement réalisable.
L’intégration peut se faire aussi bien par le biais de services web que par celui d’API. Les manuels techniques peuvent être obtenus sur demande.
Les utilisateurs peuvent s’abonner à des séries de documents, en fonction de leurs profils d’intérêt. Les gestionnaires peuvent, quant à eux, s’abonner à des groupes d’utilisateurs.
Les destinataires recevront automatiquement des e-mails récapitulant les nouveautés.
Les utilisateurs peuvent, par le biais d’une app, accéder aux documents, charger des documents ou photos supplémentaires et attribuer des propriétés. Vous pouvez également utiliser l’application pour vérifier et approuver des documents.
L’application fonctionne de manière intégrée avec Doma. Elle est conviviale et attrayante et se prête à une utilisation mobile et hors ligne (sans accès réseau).
Les documents peuvent être signés de manière numérique via un workflow Doma.
