Le volume des documents et factures numériques reçus par e-mail augmente rapidement. Bon nombre de ces documents présentent un format non structuré (un e-mail contenant une facture au format PDF, par exemple).
Le traitement de ces e-mails, lesquels nécessitent trop d’interventions manuelles à l’origine d’erreurs, a prouvé toutes ses limites en termes d’efficacité dans plusieurs entreprises.
Les e-mails arrivent dans une boîte à lettres électronique et sont lus automatiquement par Arco E-mail Processor.
Les émetteurs autorisés sont gérés de manière centralisée via une liste blanche (« Whitelist ») et une liste noire (« Blacklist »).
La solution Arco E-mail Processor extrait automatiquement les fichiers PDF appropriés de l’e-mail et les transfère au processus de reconnaissance OCR. Ce processus suit des règles simples (1 e-mail = 1 PDF) ou des règles plus avancées (soit chaque fichier PDF est une facture distincte, soit le contenu du nom du fichier indique s’il s’agit d’une facture).
Un suivi sera assuré pour les émetteurs exigeant un contrôle manuel, notamment si un téléchargement s’avère nécessaire à partir d’un portail ou si le fichier comporte un mot de passe.
Les e-mails ne répondant pas aux critères sont classés dans un dossier Erreur et pourront faire l’objet d’un suivi distinct. Les utilisateurs sont informés de la présence d’e-mails dans le dossier Erreur.
Les e-mails entrants sont tous archivés, y compris un « audit trail », avec toutes les étapes de traitement. L’archivage électronique est conforme à la législation.
La gestion peut être réalisée par des responsables fonctionnels, sans l’intervention du département ICT.
