Optez pour la rapidité, la sécurité, la transparence et oubliez le papier avec la signature numérique.
Optez pour la rapidité, la sécurité, la transparence et oubliez le papier avec la signature numérique.
Les documents que vous établissez sont-ils destinés à être consultés et signés ? La contrepartie peut être un client, un fournisseur, un partenaire, un actionnaire, un administrateur ou encore une relation d’affaires. Le document sera signé personnellement (vous recevez le client au bureau ou vous rendez à son domicile) ou à distance (l’intéressé dispose d’un ordinateur ou d’une tablette connecté(e) à Internet).
Contrairement à la signature papier, la signature numérique présente l’avantage d’offrir un traitement rapide et ininterrompu.
Ce concept établit des documents au format numérique tout en garantissant de manière dynamique l’exactitude du contenu des formulaires. Les destinataires apparaissent automatiquement et/ou sont désignés/corrigés manuellement. À l’approche des dates d’échéance, ils reçoivent un rappel par e-mail lorsque les documents n’ont pas encore été signés. Le refus du signataire de signer le document (tant que des modifications n’auront pas été apportées au contenu, par exemple) sera directement répercuté. Une fois le document adapté, nous reprenons le processus à zéro.
Les processus de signature, calculés en termes de jours voire de semaines, sont ramenés à quelques heures. Le statut des processus peut être consulté à tout moment. Les documents ne nécessitent plus d’être imprimés ni d’être expédiés par courrier, ce qui permet de faire des économies. Le suivi manuel (téléphoner à l’intéressé, par exemple) perd lui aussi toute sa raison d’être.
Lorsqu’un utilisateur recourt à la signature numérique pour la première fois, le processus est automatique. S’il utilise une carte externe (eID ou carte bancaire avec lecteur Vasco), un composant sera installé automatiquement, sans aucune intervention technique.
Le processus de signature est particulièrement simple. Le résultat est parfaitement clair et inspire confiance au signataire.
Selon la méthode choisie, la signature sera avancée (signature parfaitement valable et vérifiable) ou qualifiée (avancée + identité du signataire totalement garantie), lui assurant une base parfaitement légale.
Le processus de signature ne laisse aucune place à des modifications non valables ou à la fraude, même lorsque le document doit être signé par plusieurs personnes.
Tout le monde peut vérifier la validité du document ou d’un exemplaire imprimé. Il vous est également possible de gérer la durée de validité du document en fonction des exigences légales.
Le workflow numérique d’Arco Doma supporte tous les processus, aussi différents soient-ils. Le workflow suit ainsi une structure rationalisée, en respectant l’ordre, avec les bons signataires (liste fixe ou selon les règles) et offrant toute la flexibilité nécessaire ou, au contraire, en suivant une procédure stricte pour un seul document ou pour des documents regroupés.
Il existe une technique de signature adaptée à chaque circonstance ; pour chaque procédure de signature, activez les techniques de signature appropriées. L’eID (carte d’identité électronique) est la procédure la plus fréquente en Belgique. Les intéressés peuvent apposer leur signature à l’écran à l’aide d’un stylo spécifique lorsque vous vous rendez sur place avec une tablette. Les ouvriers et travailleurs occasionnels n’introduiront qu’une seule fois un mot de passe sur leur smartphone.
