Enregistrer, distribuer, traiter efficacement et suivre le courrier entrant. Système adapté aux pouvoirs locaux, aux départements de traitement de plaintes et aux organisations dotées d’un service clientèle.
Enregistrer, distribuer, traiter efficacement et suivre le courrier entrant. Système adapté aux pouvoirs locaux, aux départements de traitement de plaintes et aux organisations dotées d’un service clientèle.
Arco Mail Manager scanne le courrier papier et lit les e-mails automatiquement. Il transmet en outre immédiatement les demandes adressées par le biais de formulaires en ligne. Les secrétariats et départements clientèle peuvent enregistrer les demandes et les transmettre pour traitements ultérieurs. Les départements désignent leurs responsables.
Les collaborateurs traitent le document. Des actions sont créées et suivies. Les personnes concernées reçoivent des informations (notification). Afin d’assurer un suivi plus global, vous pouvez lier plusieurs documents à un même dossier et transférer le document à d’autres collaborateurs et départements qui assureront un suivi supplémentaire.
Les lettres de réponse sont produites automatiquement. Une bibliothèque de lettres types est mise à disposition. Ces modèles de lettres peuvent être organisés par section ou par thème. Vous signez les lettres sortantes, liées au document entrant, sur papier ou de manière numérique.
Des recherches vous permettent de retrouver rapidement les documents ou de savoir immédiatement s’ils sont en cours de traitement ou déjà archivés et à quel endroit. Chaque document montre son historique de traitement et l’accès aux documents est sécurisé. L’archive de tous ces documents offre un aperçu global.