Chris Govaerts

Numérisation/OCR des documents de police et de sinistre

Plus de temps à consacrer au service et au conseil grâce à la numérisation/l’automatisation du traitement de documents 

Chris Govaerts, COO

Van Dessel Insurance Brokers?

Un courtier d’assurances de premier plan proposant des solutions aux entreprises et consommateurs:

  • innovation technologique comme pilier
  • services modernes et efficaces
  • prix attrayant

Numérisation/OCR des documents de police et de sinistre

Van Dessel reçoit d’importants volumes de documents de police et de sinistre par la poste et par e-mail. Leur traitement requiert énormément de temps! Le nouveau procédé – numérisation des documents par Arco, OCR et intégration via le logiciel BRIOplus (Portima) – comporte les étapes suivantes:

  1. Lecture des documents
    • Lecture automatique des e-mails entrants
    • Numérisation des courriers postaux entrants
  2. Attribution des caractéristiques appropriées (OCR)
    • Lecture du numéro de sinistre, du numéro de police et/ou du numéro de client et comparaison avec la base de données clients
    • Reconnaissance du type de document
    • Vérification humaine restreinte (75 à 90 % de reconnaissance entièrement automatique)
  3. Traitement des tâches
    • Intégration des documents en vue d’un traitement en tant que tâche dans BRIOplus
    • Attribution du bon gestionnaire de dossier
  4. Archivage numérique des polices et dossiers de sinistreAll documents are put in a digital file, linked to BRIOplus
    • Classement direct de tous les documents dans un dossier numérique lié à BRIOplus
    • Accès direct
    • Classement automatique des nouveaux documents dans l’archive d’assurances numérique (archive papier superflue).

Numérisation et constitution de dossier numérique: un bénéfice de taille

  1. Transformation de la salle d’archives réservée au stockage de dossiers papier en salle de réunion
  2. Forte diminution du temps de traitement au département administration centrale, courrier entrant prêt beaucoup plus tôt
  3. Gestionnaires de dossier Incoming e-mails no longer manually assigned to a file
    • Plus d’assignation manuelle des e-mails entrants au dossier
    • Pas de déplacement pour aller chercher le dossier papier
    • Dossier complet directement accessible de manière numérique : le client obtient tout de suite une réponse à ses questions
  4. Fiabilité
    • Traitement de tous les documents entrants (numérisés ou électroniques)
    • Clarté sur le statut de la tâche, étant donné que chaque document se voit attribuer une tâche BRIOplus
  5. Pas de numérisation
    • Assignation automatique des e-mails dans BRIOplus
    • Augmentation du nombre d’e-mails