Arco levert in samenwerking met haar SAP partner een out-of-the-box oplossing voor de behandeling van leveranciersfacturen voor SAP ECC 6.X systemen en SAP S/4 Hana.
Het invoice management voor SAP staat in voor factuur scanning, factuurgoedkeuring, invoice management en boeking voor SAP. Highlights van de invoice management voor SAP zijn :
- gebruik van de standaard modules van Arco :
- Invoice Scanning en Herkenning voor SAP : Cloud gebaseerde service met validatie en SLA van 99,7 % of oplossing onsite (Link)
- Inlezen van Emails, emails worden automatisch doorgezet naar de OCR-verwerking (Link)
- Invoice Goedkeuring : flexibel goedkeuringstraject voor facturen met order, facturen zonder order, en dit binnen SAP of buiten SAP (Link)
- Behandeling E-facturen (EDI) binnen SAP (Link)
- Legaal archief van alle bronnen van inkomende documenten in het Arco Cloud platform of binnen SAP (Link)
- Standaard koppeling voor de behandeling van leveranciersfacturen voor SAP R/3 en SAP S/4 Hana
- Voor leveranciersfacturen met inkooporders (PO)
- Voor leveranciersfacturen zonder inkooporder
- Order matching en algemene kosten facturen worden verder afgewerkt binnen standaard SAP schermen en transacties
- Afwerking van de factuur registratie (SAP Park) en de boeking (SAP Post)
- Gescande en digitale facturen kunnen worden gevisualiseerd vanuit SAP
- Connector bevat voor SAP:
- Beheer van alle relevante gegevens binnen SAP Z-tabellen
- De status van de factuur is steeds te zien binnen SAP en binnen de SAP-omgeving, maar is ook zichtbaar voor niet SAP-gebruikers
- Geen enkele factuur gaat verloren, het traject van scanning tot boeking in SAP en betaling via SAP is traceerbaar
- Eenvoudig op te zetten
Schema stappen en functies binnen Invoice Management voor SAP:
Toelichting bij de functionele blokken van Invoice Management voor SAP:
- Master Data Synchronisation voor SAP : relevante master data worden doorlopen zichtbaar gemaakt. Dit voor verwerking gedurende het scan- en OCR proces, bij de Park en Post operaties, bij de het opvangen van problemen
- Queuing : Transacties worden succesvol uitgevoerd, los van de snelheid waarop SAP ze verwerkt en resultaten terugkoppelt
- Flexible Status Message Processing : het Invoice Management voor SAP wisselt doorlopen berichten en statussen uit met SAP. Hierdoor is de status doorlopend zichtbaar voor gebruikers binnen en buiten SAP.
- Error Handling : Kan een SAP transactie niet worden uitgevoerd, dan wordt dit opgevangen. Errors worden getoond in een leesbaar formaat aan de gebruiker. Zo kan een gebruiker na een mislukte poging tot park wijzigingen uitvoeren aan de gekozen leverancier, de factuur datum (posting period), met of zonder order, enz.
- Resubmission function : Een fout wordt aangepast en opnieuw aangeboden aan SAP, met het oog op succesvolle verwerking.
- Reconciliation Reporting : de verwerking van de leveranciersfactuur binnen Invoice Management voor SAP wordt van het begin tot einde getraceerd. Mogelijke gaten kunnen snel worden gedetecteerd.
- Posting Logic : leveranciersfacturen worden aangeboden voor posting en mogelijke foutboodschappen worden opgevangen. Wanneer nodig worden de facturen in goedkeuring gestuurd (bv facturen zonder succesvolle matching in SAP worden naar de buyging group of goods receipt verantwoordelijke gestuurd binnen de SAP workflow).
- Flexible Message Transfer : uitwisseling van berichten tussen Invoice Management voor SAP en SAP zelf kan vlot worden ingericht