Begin april mocht Arco Information dankzij partner ATOS een nieuwe klant welkom heten: de Nationale Bank van België (NBB). De Balanscentrale van de NBB zocht namelijk naar een oplossing om de jaarrekeningen efficiënter te verwerken. En wie zoekt, die vindt. De toepassing van Arco vermindert de foutenmarge aanzienlijk en zorgt voor een idem tijdswinst.
Jaarlijks maken bedrijven en organisaties hun jaarrekening op en leggen ze die ter goedkeuring neer bij de Balanscentrale van de NBB. De bank controleert of alles correct werd ingevuld en koppelt terug wanneer dat niet het geval is. Een hele klus want in 2021 leunde de teller van het aantal ingestuurde jaarrekeningen tegen de 500.000 aan. Met een gemiddelde van 14 pagina’s per jaarrekening komt dat neer op een totaal van bijna 7 miljoen pagina’s.
Gelukkig is het goedkeuringsproces geautomatiseerd en loopt alles relatief vlot. Maar voor de complexe dossiers – die soms tot wel 600 pagina’s kunnen oplopen – is dat een ander verhaal. En het is precies voor die complexe dossiers dat Arco met een oplossing komt.
“De NBB moet aangeven of de jaarrekening correct is neergelegd, in de juiste vorm en taal. Dat moeten ze zo snel mogelijk kunnen detecteren, zodat bedrijven en organisaties indien nodig nog aanpassingen kunnen doen. Veel bedrijven wachten ook zo lang mogelijk met de neerlegging, waardoor er dichtbij de deadline in augustus een opeenstapeling van inzendingen komt. Dan is een geautomatiseerde tool wenselijk”, weet Ryan Van Coillie, toenmalig projectleider bij Arco.
“De complexe dossiers werden vroeger nog manueel nagekeken. Dat is eigenlijk waanzin. Onze geïntegreerde oplossing kan binnen de 10 minuten feedback geven of alles in één en dezelfde taal staat en de correcte lay-out heeft”, legt Martin Vanhoutte, projectleider bij Arco, uit. “Daarnaast is er een automatische dataherkenning door middel van OCR-software om te kijken of alles juist begrepen werd, of er hiaten in het dossier zijn, et cetera.”
Opvallend in de samenwerking is dat de verschillende partijen elkaar enkel digitaal hebben gezien. Het toont aan hoe ook grote projecten op een digitale manier tot een goed einde kunnen worden gebracht.
“Wanneer je vertrouwen kan wekken door je klant steeds correct en transparant te adviseren, maakt het niet uit of je nu fysiek, hybride of digitaal tot een geïntegreerde oplossing komt. We zijn er in geslaagd om met verschillende teams van verschillende bedrijven samen te werken en een sterk resultaat op poten te zetten. En daar zijn we best fier op”, vertelt accountmanager Laura Cornette.
De verwerking van een jaarrekening koppelen aan een OCR-software? Je zou de link niet meteen leggen. En zo zijn er nog een heleboel zaken die eenvoudig gedigitaliseerd kunnen worden en dus tijdswinst kunnen opleveren. Door steeds op maat te werken, komt Arco voor iedere uitdaging met een oplossing.
“En een OCR-software moet niet altijd aan facturen gekoppeld worden. Deze samenwerking toont aan dat je er verschillende kanten mee uit kan. En dat is net de sterkte van Arco: we luisteren en pakken een project in handen.”
Arco Information kijkt graag naar wat we voor jou kunnen betekenen. Wij kijken alvast uit naar een eerste kennismaking: www.arco.be/contact.
