Een stapel papieren, een onoverzichtelijk archief en een helse zoektocht naar de juiste documenten: het archief van OCMW’s is vaak een kluwen. De oplossing ligt in digitalisering. Dankzij haar beveiligde SaaS-toepassing vergemakkelijkt Arco Information de stap naar een digitale documentenstroom. “Het resultaat is een kantoor zonder papier, waarbij documenten automatisch en correct geklasseerd worden en direct digitaal raadpleegbaar zijn. Dat levert een enorme tijdswinst voor OCMW’s op”, vertelt Michel Verschueren, accountmanager bij Arco.
Op jaarbasis verwerkt een OCMW – afhankelijk van de grootte van de gemeente of stad waarin ze actief is – tot wel 30.000 papieren documenten. En dan gaat het niet over één, maar over tientallen bladzijden. Hopelijk heb je dan een goed archief wanneer je net die ene bladzijde uit dat ene document nodig hebt. Al kan het natuurlijk anders. Met een vlot te integreren en beveiligde SaaS-oplossing effent Arco het pad voor OCMW’s om de digitale weg in te slaan.
“Documenten worden nog steeds lokaal gescand, maar worden door de OCMW-medewerker voorzien van een barcode die gelinkt staat aan het digitaal sociaal dossier”, legt Michel uit. “Na het scannen worden de documenten naar ons platform gestuurd, waar de barcode wordt uitgelezen. Onze webservice plaatst de documenten meteen in het juiste dossier, waar ze meteen digitaal raadpleegbaar zijn.”
De SaaS-oplossing van Arco is tevens verrijkt met OCR, ofwel Optical Character Recognition, waarbij alle tekens in een document worden omgezet naar een bewerkbare tekst. Dat zorgt ervoor dat OCMW-medewerkers de documenten nadien digitaal kunnen doorzoeken op basis van dossiernummers, namen, data of inhoud.
“Het papier verdwijnt in het kantoor, waardoor de aankoop van mappen en kasten – wat eigenlijk een onnodige kost is – niet meer nodig is. Daarnaast is er een directe classificatie van de documenten en kan het opzoekwerk in enkele muisklikken worden voltooid. Ook heb je in één oogopslag meteen de hele historiek uit een dossier mee”, somt Michel op. “De tijdswinst die je hiermee creëert, is met andere woorden gigantisch.”
Bovendien werken vele OCMW’s met eenzelfde systeem en kan de integratie van Arco’s SaaS-oplossing in een handomdraai gebeuren. “Wordt er toch met een ander softwarepakket gewerkt, dan kunnen we zonder problemen de nodige aanpassingen doen om ook hier voor een vlotte implementatie te zorgen”, besluit Michel.
Tijdwinst in het OCMW creëren? Arco Information helpt je graag verder. Wij kijken alvast uit naar een eerste kennismaking: www.arco.be/contact.
