Inkomende post registreren, verdelen en efficiënt verwerken en opvolgen. Geschikt voor lokale besturen, klachtenbehandeling en organisaties met klantenservice.
Inkomende post registreren, verdelen en efficiënt verwerken en opvolgen. Geschikt voor lokale besturen, klachtenbehandeling en organisaties met klantenservice.
Arco Mail Manager scant papieren post en leest e-mails automatisch in. Bovendien zet hij via webformulieren gerichte aanvragen meteen door. Secretariaten en klantenafdelingen kunnen de aanvragen registeren en doorzetten voor verdere behandelingen. De afdelingen duiden hun verantwoordelijken aan.
Medewerkers beheren het stuk, er worden acties aangemaakt en opgevolgd. Betrokkenen ontvangen informatie (kennisgeving). U kunt verschillende stukken koppelen aan een dossier voor meer globale opvolging. En het stuk transfereren naar andere medewerkers en afdelingen voor extra opvolging.
De aanmaak van antwoordbrieven gebeurt automatisch. Er is een bibliotheek van standaardbrieven beschikbaar, die per afdeling of thema georganiseerd kunnen worden. U tekent de uitgaande brieven, die gekoppeld zijn aan het inkomende stuk, op papier of digitaal.
Via opzoekingen vindt u de documenten snel terug en ziet u meteen of en waar ze in de behandeling zitten, of reeds zijn gearchiveerd. Elk stuk toont zijn behandelingsgeschiedenis en de toegang tot de stukken is beveiligd. Het archief van al deze stukken zorgt voor een globaal overzicht.