Aanmaak en invoer facturen
- Klant laadt zelf doorlopend documenten op en kiest uit beschikbare kanalen: documenten slepen, facturen inscannen, of facturen versturen naar e-mailbox. PDF’s die per e-mail toekomen worden direct ingeladen zonder inscannen. Het gebruik is simpel en de status van behandeling altijd overzichtelijk.
- Klant maakt zelf verkoopfacturen aan d.m.v. selectie uit klanten en artikels. Optellen bedragen, opvolgen data en volgnummers en bewaken BTW-codes is onder controle. Versturen facturen gebeurt digitaal en juiste document wordt automatisch doorgeboekt in boekhouding.
- Boekhoudkantoor scant zelf facturen in. Klanten die niet meteen klaar zijn voor directe digitale invoer, genieten zo toch van de baten van het systeem.
Automatische herkenning gegevens
- Geavanceerde OCR-service, die voor minimum 99,7 % accuraat is, zet PDF-documenten om in heldere factuurgegevens. Meer info : Link
- Uitzonderlijk hoog resultaat is te danken aan :
- Het OCR-topniveau (Arco verwerkt miljoenen documenten voor talloze bedrijven in België, Europa en elders in de wereld)
- Automatisering gaat niet ten koste van betrouwbaarheid, want twee mensen valideren bijkomend de documenten. Indien zij een verschillend resultaat doorgeven, controleert een derde persoon.
Nazicht door boekhoudkantoor en klant, status en communicatie
- Constante duidelijkheid over verwerkingsfase waarin inkoopfacturen zich bevinden.
- Eventueel nazicht door dossierbeheerder:
- directe doorzetting inkoopfacturen naar de boekhouding voor boeking, of eerst controle door dossierbeheerder (afhankelijk van instelling), waardoor ongeldige documenten verwijderd worden of in juiste map belanden.
- automatische opsporing dubbels.
Boeking
Documenten worden geboekt in de boekhouding en eventueel nog handmatig aangevuld in het vertrouwde boekhoudpakket.
Online dossier en betalingsinformatie
- In online dossier zijn alle documenten doorzoekbaar en in een oogwenk beschikbaar.
- Digitaal archief vervangt papieren archief.
- Betalingsstatus is zichtbaar.
Beheer door boekhoudkantoor
- Boekhoudkantoor zorgt zelf voor openstellen en beheren digitale dossiers voor klanten.
- Statistische informatie geeft inzage in uitrol van digitale dossiers naar klanten.
Koppeling meerdere boekhoudpakketten
De oplossingen voor boekhoudkantoren gebruiken meerdere boekhoudpakketten samen: Kluwer Expert-M, Organi, Dave (Just Software), Bob 50 (Sage), Venice, Popsy en Allegro.
Betrouwbare service voor boekhoudkantoren
- Via de Arco-cloudservice activeert u meteen een documentservice die meerdere partijen kunnen gebruiken via internet.
- U kunt rekenen op een hoog beveiligingsniveau en hoge beschikbaarheid; twee Belgische datacenters van topkwaliteit benutten we ontdubbeld. Zo ondersteunt Arco moeiteloos miljoenen documenten.
- Een gespecialiseerd bureau test de omgeving periodiek op veiligheid. Hierdoor beantwoordt Arco doorlopend aan de meest strenge beveiligingsregels.
