Digitale handtekening

Zorg voor een sneller, veiliger, transparanter en papierloos proces dankzij de digitale handtekening.

Digitaal handtekeningproces: sneller, goedkoper en extra controle

Maakt u documenten aan, die vervolgens worden nagelezen en ondertekend? De tegenpartij kan zowel de klant als een leverancier, partner, aandeelhouder, bestuurder of zakenrelatie zijn. Ze tekenen zowel via een rechtstreeks contact (denk aan een kantoor waar u de klant ontvangt of een huisbezoek) als vanop afstand (de betrokkene heeft een personal computer of tablet en is verbonden met het internet).

De omzetting van papier naar digitaal zorgt voor een vlotte en ononderbroken verwerking i.p.v. een ‘onderbroken’ proces.

Dit concept maakt documenten digitaal aan, terwijl de formulieren dynamisch de juiste inhoud bevatten. De bestemmelingen worden automatisch voorgesteld en/of handmatig aangeduid/bijgestuurd. Ze ontvangen een email, de vervaldata herinneren hen eraan wanneer het tekenen nog niet is gebeurd. Indien de ondertekenaar niet akkoord gaat, bijv. omdat hij een inhoudelijke bijsturing wenst, dan koppelen we dit direct terug. Na de aanpassing gaat het proces opnieuw van start.

Tekenprocessen van dagen of werken worden herleid tot enkele uren. De status van de processen is op elk moment zichtbaar. Het drukken van papieren versies en het verzenden per post is niet langer nodig wat voor besparingen zorgt. Handmatige opvolging zoals telefoneren naar de betrokkene hoeft niet meer.

Digitale handtekening: eenvoudig proces

Wanneer een gebruiker voor het eerst een digitale handtekening plaatst, verloopt alles automatisch. Indien hij tekent met een externe kaart (denk aan eID of bankkaart met Vasco-lezer), wordt er automatisch een component geïnstalleerd, zonder verdere technische zorgen.

Het tekenproces is bijzonder simpel. Het resultaat is erg duidelijk en schenkt de ondertekenaar vertrouwen.

Wettelijk en veilig

Afhankelijk van de gekozen methode, is de handtekening geavanceerd (handtekening volledig geldig en controleerbaar) of gekwalificeerd (geavanceerd + 100 % zekerheid identiteit ondertekenaar). Hierdoor geldt er een perfecte wettelijke basis.

Het handtekenproces biedt geen enkele ruimte tot ongeldige wijziging of fraude, ook al moeten verschillende mensen het document tekenen.

Iedereen kan de geldigheid van het document of een papieren afdruk controleren. De geldigheidsduur van het document kunt u eveneens beheren in functie van de wettelijke vereisten.

Het belang van een ondersteunend workflowproces

De digitale workflow van Arco Doma ondersteunt elk proces, dat fundamenteel verschilt. Hierdoor verloopt het gestroomlijnd, in de juiste volgorde, met de juiste ondertekenaars (vaste lijst of volgens regels), met de nodige flexibiliteit of omgekeerd volgens een strakke procedure, voor één document of voor gebundelde documenten.

Verschillende handtekentechnieken

Voor alle omstandigheden bestaat er een geschikte handtekentechniek; per handtekenprocedure activeer je de passende handtekentechnieken. In België is de eID (identiteitskaart) de meest voorkomende. De betrokkenen kunnen een handtekening op het scherm plaatsen met een speciale pen, wanneer u terreinbezoeken aflegt met een tablet. Arbeiders en gelegenheidsmedewerkers voeren met hun smartphone een eenmalig paswoord in.