Document Management en Workflow

Arco Doma: robuuste oplossing voor beheer digitale documenten en workflows

Doeltreffend beheer van documenten

U richt via een eenvoudige configuratie documenttypes, eigenschappen, structuren, beveiliging, zoekschermen en resultatenlijsten in. Het gebruik is eenvoudig en aangepast aan de behoefte van de doelgroep. Gebruikers vinden dus in een handomdraai de documenten terug.

Zoeken gebeurt intuïtief; de globale opzoeking kunt u vergelijken met een Google-zoekopdracht. U vindt eveneens gegevens terug op inhoud. Documenten in beeldvorm (gescande documenten) worden automatisch doorzoekbaar.

Met de documenten zelf voert u de nodige en geautoriseerde behandelingen uit: doorsturen selectie documenten, downloaden, omzetten in PDF, exporteren van een lijst met eigenschappen naar Excel, toevoegen commentaren, naast elkaar leggen van documenten voor vergelijking of aanpassen van de status.

U ziet van elk document duidelijk de actuele versie en de versiegeschiedenis. Elke behandeling wordt geregistreerd in een beveiligde audit, meteen conform ISO-vereisten én sectorgerichte normen.

Documenten deelt u met collega’s binnen en buiten de afdeling, en externe gebruikers zoals klanten, partners, projectmedewerkers, consultants en advocaten. Al deze partijen kunnen documenten toevoegen en wijzigen in functie van autorisaties.

Arco Doma toont gegevens aan gebruikers op verschillende manieren, bijv. in functie van gebruikersvoorkeuren. Via ‘virtuele structuren’ kunt u om het even welke boomstructuur uitklappen en alternatieve overzichten krijgen van documenten.

Betrouwbaar archief

Doma vormt het digitale archief dat andere archieven (papier, windows verkenner, …) vervangt.

Deze oplossing richt duidelijke archiveringsregels in per entiteit zoals documenttype, dossier, mapstructuur of andere eigenschappen. Documenten gaan in archiefmodus na hun actieve behandeling. Na de voorziene archiveringstermijn, kunt u extra acties uitvoeren: verplaatsen naar andere archieven (vb. ander type opslag), exporteren van het document en eigenschappen, verwijderen van het document en/of eigenschappen.

Zo bent u verzekerd van de conformiteit aan wetgeving, ISO-procedures en confidentialiteitsregels. De processen lopen, indien gewenst, automatisch en vergen dus geen nazicht.

Toegang tot het archief is volledig beveiligd. Pardoes documenten uitwissen is dus onmogelijk. Bovendien kunnen bevoegde personen uitgewiste documenten nog steeds terughalen. Strikte back-up procedures garanderen het archief.

Beheer processen

Met de Doma workflow module, richt u flexibel workflows in die de bedrijfsprocessen weerspiegelen.

Denk aan registratie in meerdere stappen (gespecialiseerde gegevens vullen aan of een klant vult een formulier in dat de klantenafdeling vervolgens afwerkt). Maar ook geavanceerde workflows kunt u inrichten met de grafische configuratietools en grafische procesbouwer.

De opvolging van prioriteiten en limietdata gebeurt automatisch. Gebruikers ontvangen e-mailberichten wanneer nieuw werk toekomt, of limietdata worden bereikt.

Afwezigheden vangt u op dankzij delegaties. De audit legt alle acties vast. Verantwoordelijken houden een overzicht van de werklast en de overschrijdingen van limietdata, en kunnen eventueel werk herverdelen. De rapportering presenteert helder managementinformatie.

Beheer dossiers

Dossieropvolging of zaakgericht werken (case management) laat gebruikers toe om elementen (documenten, mappen, workflowelementen) met elkaar te koppelen voor een gegroepeerde opvolging. Zoals klachten, rechtzaken, projecten, kwaliteitsopvolging,..

Acties (taken), workflows, statussen en limietdata kunt u aan het dossier koppelen. Elk dossier krijgt zijn eigen bevoegdheden.

Doma Cloud Service

Met de Arco Doma Cloud Service activeert u meteen een volledige document- en workflowservice van hoog niveau, die u flexibel kunt inrichten.

U kunt ook externe gebruikers betrekken zoals klanten, partners, projectmedewerkers, consultants en advocaten. Al deze partijen zijn in staat documenten toe te voegen en te wijzigen in functie van autorisaties.

U kunt rekenen op een hoog beveiligingsniveau en hoge beschikbaarheid, twee Belgische datacenters van topkwaliteit worden ontdubbeld benut.

Schaalbaar, robuust en beveiligd

Doma kan klein starten en moeiteloos doorgroeien naar miljoenen documenten. De snelheid van werken ligt hoog, gebruikers vinden in ca. twee seconden documenten terug (afhankelijk van het netwerk) en openen lijsten met taken (workflows) met dezelfde snelheid.

Elke actie kunt u perfect beveiligen en inrichten, zodat u de meest confidentiële documenten aan het systeem toevertrouwt. Gebruikers, rollen en/of groepen krijgen rechten, na toekenning. Bovendien weerspiegelen hiërarchische rollen de hiërarchie van de organisatie.

Het gespecialiseerd bureau Gremwell test de Doma-omgeving periodiek op veiligheid, conform de internationale regels van het OWASP. Hierdoor beantwoordt Doma doorlopend aan de meest strenge beveiligingsregels.

Documenten inlezen en verzenden

Gebruikers kunnen handmatig documenten toevoegen en indexeren. Dit kan via de webbrowser, maar ook vanuit Microsoft Office applicaties zoals Word, Excel, Outlook.

Documenten worden ook automatisch ingelezen met de DRUM- module, dat een heleboel technische formaten kan koppelen. Ook inkomende e-mails worden verwerkt, evenals e-factuur (e-invoice) formaten. De DRUM- module is succesvol getest met grote volumes.

Documenten worden eveneens in grote volumes verzonden naar bestemmelingen, zowel e-mail verzendingen als e-invoice transfers. Documentgeneratie is beschikbaar om op basis van gegevens automatisch documenten te maken met de perfecte lay-out.

Integratie

Doma is ontworpen om geïntegreerd te werken met andere applicaties zoals ERP en CRM. Denk aan het oproepen van documenten vanuit de externe applicaties, en het uitwisselen van eigenschappen. Maar ook het oproepen van gegevens vanuit een Doma-workflow.

Daarnaast vormt een hybride context, met een koppeling van meerdere pakketten, een perfect uitvoerbaar scenario.

Integratie kan zowel met webservices als API’s en technische handleidingen zijn beschikbaar op vraag.

Abonneren en notificatie

Gebruikers kunnen zich abonneren op reeksen van documenten, in functie van interesseprofielen; beheerders voor groepen van gebruikers.

De bestemmelingen ontvangen dan automatisch e-mails met overzichten van de nieuwigheden.

Gebruik van apps

Via een app kunnen gebruikers toegang krijgen tot de documenten, bijkomende documenten of foto’s opladen en eigenschappen toekennen. Tevens kunt u de app gebruiken om documenten na te kijken en goed te keuren.

Dit alles geïntegreerd met Doma. De app is gebruiksvriendelijk en aantrekkelijk, geschikt voor mobiel en offline (zonder netwerktoegang) gebruik

Digitale handtekening

Documenten kunt u digitaal handekenen via een Doma workflow