Dossier boekhoudkantoren

Digitaal beheer facturen: win-win boekhoudkantoor en klant

Arco levert een totaaloplossing, van documentinvoer tot boeking en beheer van de betaalstatus, als aanvulling op het bestaande boekhoudpakket. Het digitale dossier vervangt de traditionele mappen en geeft de klant een doorlopende digitale toegang.

Dossier boekhoudkantoren

Aanmaak en invoer documenten
  • Klant laadt zelf doorlopend documenten op en kiest uit beschikbare kanalen: documenten slepen, inscannen, of versturen naar e-mailbox. PDF’s die per e-mail toekomen worden ingeladen zonder inscannen. Het gebruik is simpel en de status van behandeling altijd overzichtelijk.
  • Klant maakt zelf verkoopfacturen aan d.m.v. selectie uit klanten en artikels. Optellen bedragen, opvolgen data en volgnummers en bewaken BTW-codes is onder controle. Versturen facturen gebeurt digitaal en juiste document wordt automatisch doorgeboekt in boekhouding.
  • Boekhoudkantoor scant zelf dossiers in. Klanten die niet meteen klaar zijn voor directe digitale invoer, genieten zo toch van de baten van het systeem.
Automatische herkenning gegevens
  • Geavanceerde OCR-service, die voor minimum 99,7 % accuraat is, zet PDF-documenten om in heldere factuurgegevens.
  • Uitzonderlijk hoog resultaat is te danken aan het OCR-topniveau (Arco verwerkt miljoenen documenten voor talloze bedrijven in België, Europa en elders in de wereld).
  • Automatisering gaat niet ten koste van betrouwbaarheid, want twee mensen. valideren bijkomend de documenten. Indien zij een verschillend resultaat doorgeven, controleert een derde persoon.  
Nazicht, status en communicatie
  • Constante duidelijkheid over verwerkingsfase waarin inkoopfacturen zich bevinden.
  • Eventueel nazicht door dossierbeheerder:
    • directe doorzetting inkoopfacturen naar de boekhouding voor boeking, of eerst controle door dossierbeheerder (afhankelijk van instelling), waardoor ongeldige documenten verwijderd worden of in juiste map belanden.
    • automatische opsporing dubbels.
Boeking

Documenten worden geboekt in de boekhouding en eventueel nog handmatig aangevuld in het vertrouwde boekhoudpakket.

Online dossier en betalingsinformatie
  • In online dossier zijn alle documenten doorzoekbaar en in een oogwenk beschikbaar.
  • Digitaal archief vervangt papieren archief.
  • Betalingsstatus is zichtbaar.
Beheer boekhoudkantoor
  • Boekhoudkantoor zorgt zelf voor openstellen en beheren digitale dossiers voor klanten.
  • Statistische informatie geeft inzage in uitrol van digitale dossiers naar klanten.
Koppeling meerdere boekhoudpakketten

De oplossingen voor boekhoudkantoren gebruiken meerdere boekhoudpakketten samen: Kluwer Expert-M, Organi, Dave (Just Software), Bob 50 (Just), Venice, Popsy en Allegro.

Betrouwbare service
  • Via de Arco-cloudservice activeert u meteen een documentservice die meerdere partijen kunnen gebruiken via internet.
  • U kunt rekenen op een hoog beveiligingsniveau en hoge beschikbaarheid; twee Belgische datacenters van topkwaliteit benutten we ontdubbeld. Zo ondersteunt Arco moeiteloos miljoenen documenten.
  • Een gespecialiseerd bureau test de omgeving periodiek op veiligheid. Hierdoor beantwoordt Arco doorlopend aan de meest strenge beveiligingsregels.

Voordelen boekhoudkantoor en accountant

  • Geautomatiseerd boekingsvoorstel: u tikt niet langer alle gegevens van de inkoop- en verkoopfacturen in. Dankzij de automatische herkenning van de factuur, wordt ze meteen ingeladen in het boekhoudpakket.
  • Spreiding van het werk: klanten leveren digitale documenten op doorlopende basis, waardoor u uw werk veel beter kunt spreiden.
  • Minder fouten: klanten maken hun verkoopfacturen zelf aan, waarbij gegegevens automatisch worden gecontroleerd. Gevolg: minder fouten qua volgnummers, factuurdatum, BTW-codes, optellingen en afrondingen.
  • Klant heeft direct toegang tot alle informatie zonder dat het boekhoudkantoor hiervoor tijd moet vrijmaken, zoals digitaal archief en betalingstatus.
  • Alle documenten direct beschikbaar bij fiscale controle: geen grote verhuisoperatie, maar eenvoudig proces dankzij simpele directe toegang.
  • Ruimte voor meer en proactieve adviesverlening: u bespaart een heleboel tijd bij uw dossierbeheerders. Die kunt u investeren in extra advies aan klanten.

Voordelen voor de KMO

  • Direct toegang tot archief: verkoop- en inkoopfacturen plus diverse documenten meteen toegankelijk. Hierdoor voert u snel analyses uit, doet budgetcontroles en communiceert met klanten, leveranciers en bank.
  • Betalingsinformatie online beschikbaar. U merkt onmiddellijk wat klant of leverancier al of niet betaalde.
  • Digitaal archief vervangt papieren versie: minder plaats nodig en documenten geraken niet verloren.
  • Wim Van Den Neste

    Digitalisering maakt tijd vrij bij de dossierbeheerders en biedt meer comfort voor de klant - Lees meer...

    Wim Van Den Neste - Van Den Neste