E-Facturen naar de Vlaamse overheid verzenden

E-invoicing Vlaamse overheid - Efacturatie overheid - stand van zaken

Sinds 1 januari is het verzenden van e-facturen naar de Vlaamse overheid verplicht, en dit via het OpenPeppol Mercurius België e-invoice platform !

Doch het betreft niet alleen e-invoicing naar de Vlaamse overheid.  De federale overheid ontvangt al actief e-facturen. Steeds meer overheden nemen verplichte digitale facturatie op in hun aanbestedingen. Ten laatste in november 2018 zal e-facturatie via Open/Peppol verplicht worden.

Ook de andere Belgische regionale overheden zullen in de nabije toekomst e-facturen kunnen ontvangen.

De eerste steden en gemeenten zullen in 2017 e-facturen ontvangen via Mercurius OpenPeppol. Vanaf november 2019 zal dit ook algemeen verplicht zijn.

Arco begeleidt u efficiënt bij het automatisch versturen van e-facturen (e-invoicing) naar de Vlaamse overheid via OpenPeppol

Arco beidt een gespecialiseerde service voor e-invoicing naar de Vlaamse overhied.

  • Marktleider en pionier qua verzending e-facturen naar de overheid.
  • Vlotte, gestandaardiseerde en eenvoudige aansluiting.
  • Ruime ervaring en kwalitatieve adviesverlening.
  • Geen technische kennis nodig.
  • Zorgenvrij versturen van de e-factuur (EDI) zonder dankzij de intelligente validatie op inhoud en opvolging van de verwerking.
  • Facturen die moeten worden herwerkt worden duidelijk aangeboden aan de verantwoordelijke (bijvoorbeeld verkoop administratie) voor verdere verwerking.
  • Kostenefficiënt met een duidelijke SLA.
  • Solide technische koppeling met het overheidsplatform als Belgisch OpenPeppol Access Point Provider

Reeds begin 2017 waren tientallen bedrijven operationeel met de e-invoice verzending naar de Vlaamse Overheid.  Een ervaring waar u ook gebruik van kan maken.

Vlotte activatie e-invoice platform Vlaamse overheid

Connector:

  • Arco beschikt reeds over bestaande connectoren met boekhoud- en ERP-pakketten
  • Iedere verzender kan bestanden aanleveren in 1 van de 3 Arco-standaardformaten (Cenbii, E-fff, eenvoudige XML). Deze formaten zijn uitvoerig beschreven, met concrete voorbeelden op basis van uitvoerige testen om de voorbereiding kort en doeltreffende te maken. Bij een testverzending wordt automatisch de conformiteit getest.
  • Afwijkende koppelingen op maat zijn eveneens mogelijk.

Transport van bestanden wordt beheerd door Arco.

Operaties E-invoice Vlaamse overheid platform OpenPeppol onder controle

Auto-validatie: controle van de factuur op inhoud

  • Controle van bepaalde business eisen van de ontvangers (vb van Vlaamse Overheid of van een departement van de Vlaamse Overheid).
  • Controle van de meest voorkomende technische fouten.

Dankzij deze controles worden mogelijke problemen heel vroeg gedetecteerd, in plaats van na de betalingstermijn.

Binnen het Arco E-invoice monitoring platform hou je een helder overzicht van wat in behandeling is op het Mercurius OpenPeppol platform, wat succesvol verzonden is, of wat aandacht vraagt, en dit zowel voor e-invoices verzonden naar de Vlaamse overheid als andere verzendingen.

Behandeling bij niet conforme facturen:

  • Gebruikers krijgen een duidelijk e-mailbericht, klikken door naar de details op de portal, zien de nodige gegevens en nemen een passende actie.
  • Technische aandachtspunten worden door de Arco helpdesk opgevolgd.

KPI: duidelijke statistieken geven een overzicht van de status van de e-invoice verzendingen.

Eenvoudige en vlotte opstart E-invoicing Vlaamse overheid OpenPeppol

We hebben een volledig draaiboek klaar voor een snelle en zorgeloze opstart !

  • Via een eenvoudig registratieproces geef je snel alle gegevens door.
  • Aanlevering: standaard aanlevermethodes bestaan waardoor u met een minimale setup tijd onze diensten activeert.  Vraag het documentatiepakket op.
  • Koppelen verzender-ontvanger: indien u eenmalig de lijst ondernemingsnummers doorgeeft waarnaar u wil verzenden, dan kijken wij na welke organisaties effectief kunnen ontvangen.  Het lijstje ontvangers die nog niet actief zijn, krijgt u doorgestuurd.
  • Voorbereiden verzending: testbestanden worden ingeladen voor nazicht conformiteit. Die kunnen eerst naar een testontvanger worden gestuurd. Nadien volgt de eerste productieaanlevering.

U wenst het verzenden van e-invoices uit te breiden ?

  • Digitale Verzending naar alle types bedrijven en consumenten kan eveneens worden ingericht.
  • Digitale verzending naar andere buitenlandse overheden is eveneens mogelijk.  Hiertoe behoren e-invoicing Frankrijk (Chorus), e-invoicing Nederland (Simpler Invoicing), Verzending in de gezondheidszorg in het Verenigd Koninkrijk (NHS), verzending naar de Italiaanse overheid (Fattura PA)
  • Verzending via andere documenttypes via OpenPeppol: OpenPeppol order, OpenPeppol order confirmation,  OpenPeppol despatch advice (leveringsnota), Open/Peppol catalog items (artikelgegevens uitwisselen).

Meer informatie over het algemeen verzendingsplatform van Arco?

  • Wesley Lichtert

    Digitale facturen versturen via Open/Peppol is flexibel, open en voordelig. Boma was er als de kippen bij in 2016 om zijn facturen digitaal in te dienen bij de overheid, zoals verplicht is sinds 1 januari 2017. - Lees meer...

    Wesley Lichtert - Boma