Software voor automatiseren inkoopproces (procurement software). Erg geschikt voor losse bestellingen, artikelen uit cataloog, contractgerelateerde artikelen en investeringen.
Software voor automatiseren inkoopproces (procurement software). Erg geschikt voor losse bestellingen, artikelen uit cataloog, contractgerelateerde artikelen en investeringen.
Medewerkers lanceren direct via de web interface een aanvraag tot bestelling. Het gebruik is laagdrempelig en de aanvraag wordt meteen verstuurd. De gebruiker roept bibliotheken van oude bestellingen op en selecteert snel de juiste leverancier en juiste artikels. Ook nieuwe leveranciers en (voorlopig) onbekende artikels kunnen worden ingevuld. Dit is erg nuttig voor diverse diensten en gelegenheidsbestellingen. Een snelle afhandeling motiveert de medewerkers om het systeem te gebruiken en schakelt alternatieve inefficiënte systemen uit, zoals (dringende) bestellingen via papieren bonnen. Nadat de bestelaanvrager de bestelling heeft geplaatst, kan deze doorlopend de status van de bestelling opvolgen.
Bevoegde personen krijgen een e-mail bericht en keuren de bestelaanvraag goed. De goedkeuring kan worden ingericht conform de interne goedkeuringsprocedures. De bestelbon wordt automatisch aangemaakt. De bestelaanvrager of aankoopdienst, afhankelijk van de organisatie plaatst vervolgens de bestelling. Voor sommige leveranciers worden de bestellingen automatisch verzonden : bestelling per e-mail, of bestelling via EDI (e-order).
Leveringen worden centraal of decentraal geregistreerd, en dit op een snelle, eenvoudige en gebruiksvriendelijke manier. Ook deelleveringen kunnen worden geregistreerd. Picklists kunnen worden afgedrukt om vlot op afstand registratie van de levering uit te voeren. Ook voor diensten en losse bestellingen kan de ontvangst en de acceptatie op eenvoudige manier worden geregeld.
U krijgt doorlopend een duidelijk zicht op de niet-gefactureerde bestellingen en leveringen. Het is eenvoudig om dit maandelijks in de boekhouding te voorzien.
Indien u gebruik maakt van de module Arco Invoice voor de behandeling van uw leveranciersfacturen, koppelt die een inkomende factuur automatisch aan de bestel- en leverstatus (3 way matching). Zo wordt meteen duidelijk of deze gegevens overeenstemmen. Zoja, dan is de goedkeuring van een factuur niet langer nodig. Indien er geen matching is tussen bestelling, levering en inkoopfactuur, dan kunnen bevoegde personen dit oplossen : inkoopafdeling of bestelaanvrager, verantwoordelijken voor de ontvangst van goederen of diensten. Meer info : Automatisering leveranciersfacturen
Welke voordelen levert een procurement software op ?