e-Procurement

Geïntegreerd beheer van bestellingen

Erg geschikt voor lokale besturen, klachtenbehandeling en organisaties met klantenservice.

Voorbereiding bestelling

Medewerkers lanceren direct via de web interface een aanvraag tot bestelling. Het gebruik is laagdrempelig en de aanvraag wordt meteen verstuurd. De gebruiker roept bibliotheken van oude bestellingen op en selecteert snel de juiste leverancier en juiste artikels. Ook nieuwe leveranciers en (voorlopig) onbekende artikels kunnen worden ingevuld. Dit is erg nuttig voor diverse diensten en gelegenheidsbestellingen.  Een snelle afhandeling motiveert de medewerkers om het systeem te gebruiken en schakelt alternatieve inefficiënte systemen uit, zoals (dringende) bestellingen via papieren bonnen.

Goedkeuring en plaatsing bestelling

Bevoegde personen krijgen een e-mail bericht en keuren de bestelaanvraag goed. De bestelaanvrager of aankoopdienst, afhankelijk van de organisatie plaatst vervolgens de bestelling. De bestelbon wordt automatisch aangemaakt.

Levering

Leveringen worden centraal of decentraal geregistreerd. Zo krijgt u doorlopend een duidelijk zicht op de niet-gefactureerde bestellingen en leveringen. Het is eenvoudig om dit maandelijks in de boekhouding te voorzien.

Koppeling inkomende facturen

Indien u gebruik maakt van de module Arco Invoice voor de behandeling van uw leveranciersfacturen, koppelt die een inkomende factuur automatisch aan de bestel- en leverstatus. Zo wordt meteen duidelijk of deze gegevens overeenstemmen. Zoja dan is de goedkeuring van een factuur niet langer nodig.