Het aantal digitale documenten en facturen, ontvangen via e–mail, stijgt snel. Een groot aantal bezit een niet-gestructureerd formaat, bijvoorbeeld een e–mail met een factuur in PDF–vorm.
De behandeling van deze mails loopt niet zo efficiënt in een heleboel bedrijven, omdat ze te veel manuele behandeling vraagt en er fouten gebeuren.
Mails komen toe op een e-mailbox en Arco E-mail Processor leest ze automatisch uit.
‘Whitelist’ en ‘Blacklist’ beheert de toegelaten verzenders centraal.
De Arco E-mail Processor haalt de passende PDF-bestanden volautomatisch uit de mail en zet ze door naar het OCR-herkenningsproces. Dit verloopt zowel volgens eenvoudige regels (1 e-mail = 1 PDF), als volgens meer geavanceerde regels (elk PDF-bestand is een apart factuur, of de inhoud van de bestandsnaam bepaalt of het een factuur is).
Verzenders die manuele controle vergen, worden opgevolgd. Bijvoorbeeld omdat een download van een portal nodig is, of het bestand een paswoord bevat.
Alle mails die niet aan de voorwaarden beantwoorden, komen in de error-folder terecht. Hier is aparte opvolging mogelijk. Gebruikers krijgen het bericht dat er e-mails in error staan.
De inkomende mails worden integraal gearchiveerd, inclusief een ‘audit trail’, met alle verwerkingsstappen. De elektronische archivering is conform de wetgeving.
Het beheer is mogelijk door functionele verantwoordelijken, zonder tussenkomst van de ICT-afdeling.
