Legale archivering

Legal Store

Opslag van digitale documenten in een veilig archief, dat aan alle wettelijke vereisten beantwoordt.

Legal Sign

Digitale handtekeningservice die automatisch documenten met passende certificaten en tijdstempels ondertekent.

Beveiligd Archief

Een groot aantal documenten, waarvoor bewaringstermijnen en wettelijke voorschriften gelden, ondersteunen de bedrijfsprocessen. Zoals contracten, in- en uitgaande facturen, bestellingen, communicatie met klanten, klachten, aanbestedingen en offertes, vorderingsstaten, technische plannen, productspecificaties, proces-verbalen, attesten en certificaten, verslagen van de raad van bestuur, interne nota’s, personeelsdocumenten, boekhoudkundige stukken.

Bovendien bepaalt u ook intern regels, m.b.t. kwaliteitsrichtlijnen, verantwoordelijkheden t.o.v. de Raad van Bestuur, klanten en personeel.

Kiest u voor een digitale opslag i.p.v. een papieren opslag of back-up, dan moet het digitaal archief beantwoorden aan de strengste voorwaarden. Wij startten Arco Doma op in het cloud-gebaseerd archief (SenSaas) met deze doelstellingen voor ogen. Deze dienstverlening bestaat uit een aantal facetten.

Veilig document

Personen werken volgens een veilige en gegarandeerde manier in het systeem. Het proces van opladen, registreren, en toekennen van eigenschappen gekoppeld aan documenten, is strak gedefinieerd. De kopelling van de rechten aan de rollen gebeurt op een beheerde wijze, net als de versies (indien actief) nauwkeurig beheerd en getoond worden. Eenmaal de documenten in het archief verdwijnen, is wijziging niet langer mogelijk. Van alle acties houdt Doma een spoor bij (audit trail).

Legal Signing – Digitaal verankerd

De digitale handtekeningservice tekent documenten automatisch. De handtekening is gekoppeld aan certificaten, en hierdoor automatisch geavanceerd of gekwalificeerd, conform de Europese wetgeving. Ze zorgt voor een verankering van het document. U kunt het eveneens een geldigheidsduur bezorgen; dankzij de techniek van timestamping is het document desgewenst geldig voor een lange duur, gelinkt aan de bewaarperiode van het document. Iedere betrokkene kan de geldigheid van de handtekening gemakkelijk verifiëren.

Robuust platform

Via de Arco Doma cloudservice activeert u meteen een documentservice van hoog niveau en kunt u ook externe gebruikers zoals klanten, partners en andere betrekken.

U kunt rekenen op een hoog beveiligingsniveau en een hoge beschikbaarheid, twee Belgische datacenters van topkwaliteit benutten we ontdubbel. Zo ondersteunt Arco Doma moeiteloos miljoenen documenten.

Het gespecialiseerd bureau Gremwell test de Doma-omgeving periodiek op veiligheid, conform de internationale regels van het OWASP. Hierdoor beantwoordt Arco Doma doorlopend aan de meest strenge beveiligingsregels.

Archiefbeheer

Duidelijke archiveringsregels worden ingericht per entiteit zoals documenttype, dossier, mapstructuur of andere eigenschappen. Documenten gaan in archiefmodus na hun actieve behandeling. Na de voorziene archiveringstermijn, kunt u extra acties uitvoeren: naar andere archieven verplaatsen (bijv. ander type opslag), het document en eigenschappen exporteren, het document en/of eigenschappen verwijderen.

In alle gevallen kan de gebruiker de documenten exporteren en die in een ander archief verder beheren. De digitale handtekeningen, certificaten en tijdsdefinities (timestamp) blijven geldig voor het document.

 

Leveranciersfacturen rechtsgeldig bewaren

U kunt inkoopfacturen rechtsgeldig bewaren. Dit geldt zowel voor gescande facturen en PDF-bestanden, die per email toekomen, als voor gestructureerde e-facturen. De handtekeningservice Legal Sign voorziet alle inkomende facturen van een digitale handtekening. Alle acties worden geregistreerd en het proces is gedocumenteerd en waterdicht.

Ook bedrijven die lokaal inkomende facturen inscannen en inlezen, kunnen dit proces laten activeren.

Verkoopfacturen rechtsgeldig verzenden en bewaren

Digitale verzendingen van verkoopfacturen nemen alsmaar toe. En dit naar bestemmelingen – organisaties en mensen – in verschillende landen. De digitale handtekeningservice Legal Sign, voorzien van een gekwalificeerd certificaat, vormt de meest veilige techniek om ze rechtsgeldig te maken in België en landen van de Europese Gemeenschap. Zo krijgt iedere ontvanger een factuur (typisch PDF-document) waarvan de geldigheid meteen kan worden waargenomen en nagetrokken. Bovendien is het conform de wetgeving in alle EU-lidstaten. Tot slot kunnen ook organisaties, die zelf facturen aanmaken en digitaal versturen, gebruikmaken van deze handtekeningservice.