Een binnenkomende factuur openen, sorteren, inbrengen, verwerken, opvolgen, controleren en afwerken, slorpt kostbare tijd op. Op jaarbasis gaat dit over talloze uren die een bom geld kosten. Met Arco Invoice gebeurt alles automatisch, uitgezonderd het scannen van de factuur. Arco Invoice beperkt de verwerkingskosten van uw facturen tot één vierde en staat garant voor extra rendement.
U scant enkel uw papieren inkoopfacturen nog manueel. Emails wordt automatisch ingelezen. De intelligente OCR-technologie herkent en registreert alle velden: leveranciersgegevens, bedrag, factuur- bestel- en refertenummer, datum en eventuele bijkomende velden. Deze factuurherkenning bevat een meervoudig controlesysteem en is toepasbaar op meerdere talen. Bij elektronische facturen, volgens de EDI-standaard, controleert en voert deze technologie de gegevens automatisch in. Bijgevolg wordt zelfs manueel scannen overbodig!
Arco Invoice stelt goedkeurders voor op basis van uw bedrijfsorganisatie, u beheert dus zelf het goedkeuringsproces (de fiattering) van de facturen. U kan dit flexibel instellen in functie van entiteit, leverancier, grootboek, kostenplaatsen en kostensoorten, bedragen, type factuur, afdelingen, met of zonder inkooporder en andere. Eenmaal de toewijzingsregels vastgelegd, worden de goedkeurders automatisch voorgesteld. Wanneer nodig kunt u ingrijpen en handmatig goedkeurders selecteren voor uitzonderingsgevallen. Meerdere goedkeuringsniveau’s zijn mogelijk.
Alle betrokken medewerkers ontvangen een emailbericht, dat betrekking kan hebben op één of meerdere verwante facturen. Afhankelijk van zijn taak, kan elke medewerker de vereiste handelingen snel uitvoeren: documenten toevoegen, de goedkeuring uitstellen of weigeren mét de specifieke reden, de factuur doorverwijzen naar een collega, of ze goedkeuren. Factuurgoedkeuring kan eveneens met een app (Android, iOS) : hierdoor kan je gemakkelijk mobiel en zelfs offline aan de slag met de facturen.
Arco Invoice staat in voor factuurscanning, een workflow van facturen en facturen digitaal inboeken in ERP of boekhoudpakket.
De integratie met Arco Invoice (invoice management software) met ERP en boekhouding slaat op verschillende aspecten:
Beschikt u over meer dan 1 pakket ? Ook dat is mogelijk. Wisselt u eventueel in een latere fase van boekhoudpakket of van ERP-pakket, dan kan u Arco Invoice behouden. U moet enkel de connector wijzigen.
Diverse ERP- en boekhoudpakketten werden reeds geïntegreerd.
Voorbeelden van integraties : (zie ook overzichtspagina : link)
Integratie met andere systemen (maatwerk, sectorspecifieke pakketten) is eveneens mogelijk door de krachtige set van tools om integraties te realiseren.
Arco Invoice biedt u een permanent overzicht op alle lopende zaken. U kunt opzoekingen uitvoeren en resultaten opvragen via een overzichtelijk Excel-document; de rapporteringsmodule geeft een inzicht in de effectiviteit van de processen. U bepaalt zelf wie toegang heeft tot de facturen, volmacht heeft om ze goed te keuren en de configuratie van het systeem mag bijwerken. Van alle acties kunt u een complete historiek opvragen die per factuur elke stap toelicht, van scanning tot betaling.
Facturen met inkooporder vergen een 3way matching.
Via OCR of EDI wordt het inkooporder van de factuur gehaald. De afhandeling kan gebeuren binnen volgende omgevingen :
Meestal gaat het om 1 van beide mogelijkheden, afhankelijk van de keuze van het ERP-pakket.
Ingeval van de afhandeling binnen Arco Invoice :
Deel van het detailscherm van de matching:
Arco Invoice legt de basis voor talrijke toepassingen qua digitaal documentenbeheer (DMS):
AZ Damiaan handelt de dertigduizend digitale leveranciersfacturen vandaag veel sneller af dan vroeger. Dankzij ‘three way matching’ vergen facturen, die overeenstemmen met order en levering, geen extra behandeling meer. Het administratief patiëntendossier is met één klik toegankelijk voor alle betrokkenen. - Lees meer...
De digitale verwerking van leveranciersfacturen levert grote winsten bij boekhouding en goedkeurders. De boekhoudafdeling verwerkt 45% meer facturen (tot 15.000 op jaarbasis) met dezelfde personeelsbezetting. Bovendien is de informatie altijd toegankelijk voor de boekhouding. - Lees meer...
De facturengoedkeuring van drie vestigingen en decentrale afdelingen verloopt veel vlotter, terwijl de integratie met het ERP-systeem voor tijdswinst zorgt. - Lees meer...
Omdat goedkeurders en boekhouders met één muisklik toegang krijgen tot alle informatie, verkort de gemiddelde doorlooptijd van een factuur aanzienlijk. Gevolg: de goedkeuring en boeking van leveranciersfacturen verloopt sneller en goedkoper. - Lees meer...
De doorlooptijd van de behandeling van leveranciersfacturen is 30 % korter dan vroeger. Ieder kan goedkeuren waar en wanneer men wil. Documenten gaan niet verloren. - Lees meer...
