Automatisering leveranciersfacturen

Arco Invoice: leveranciersfacturen registreren, goedkeuren en boeken

Een binnenkomende factuur openen, sorteren, inbrengen, verwerken, opvolgen, controleren en afwerken, slorpt kostbare tijd op. Op jaarbasis gaat dit over talloze uren die een bom geld kosten. Met Arco Invoice gebeurt alles automatisch, uitgezonderd het scannen van de factuur. Arco Invoice beperkt de verwerkingskosten van uw facturen tot één vierde en staat garant voor extra rendement.

Efficiënte instroom en captatie

U scant enkel uw papieren inkoopfacturen nog manueel. De intelligente OCR-technologie herkent en registreert alle velden: leveranciersgegevens, bedrag, factuur- bestel- en refertenummer, datum en eventuele bijkomende velden. Deze factuurherkenning bevat een meervoudig controlesysteem en is toepasbaar op meerdere talen. Bij elektronische facturen, volgens de EDI-standaard, controleert en voert deze technologie de gegevens automatisch in. Bijgevolg wordt zelfs manueel scannen overbodig!

Eenvoudige organistie van het werk

Arco Invoice stelt goedkeurders voor op basis van uw bedrijfsorganisatie, u beheert dus zelf het goedkeuringsproces van de facturen. Uiteraard kunt u ingrijpen en zelf goedkeurders selecteren. Zo ligt de werkverdeling vast en beperkt u het aantal medewerkers tot het strikt noodzakelijke.

 

Vlot goedkeuringsproces

Alle betrokken medewerkers ontvangen een emailbericht, dat betrekking kan hebben op één of meerdere verwante facturen. Afhankelijk van zijn taak, kan elke medewerker de vereiste handelingen snel uitvoeren: documenten toevoegen, de goedkeuring uitstellen of weigeren mét de specifieke reden, de factuur doorverwijzen naar een collega, of ze goedkeuren. Factuurgoedkeuring kan eveneens met een app.

Verwerking volgens de regels van het huis

Elk bedrijf heeft zijn eigen werkwijze: met of zonder bestelbon, één of meerdere goedkeurders, per land een andere verantwoordelijke,… Met Arco Invoice kunt u de verwerking van de facturen (de routing) organiseren volgens de geldende afspraken en methodes.  Uw digitale factuurverwerking is onder controle.

Eenvoudige integratie met uw bestaande boekhoudpakket

Arco Invoice werkt probleemloos samen met uw ERP- of boekhoudpakket. U kunt Arco zelfs het registratieproces van de facturen laten overnemen of de interactie met het ERP-systeem volledig optimaliseren. Zo verloopt het boeken en betaalbaar stellen van facturen volledig automatisch.

Volledige controle en veiligheid

Arco Invoice biedt u een permanent overzicht op alle lopende zaken. U kunt opzoekingen uitvoeren en resultaten opvragen via een overzichtelijk Excel-document; de rapporteringsmodule geeft een inzicht in de effectiviteit van de processen. U bepaalt zelf wie toegang heeft tot de facturen, volmacht heeft om ze goed te keuren en de configuratie van het systeem mag bijwerken. Van alle acties kunt u een complete historiek opvragen die per factuur elke stap toelicht, van scanning tot betaling.

Arco Invoice op maat

Arco Invoice legt de basis voor talrijke toepassingen qua digitaal documentenbeheer (DMS):

  • Xavier Keters

    AZ Damiaan handelt de dertigduizend digitale leveranciersfacturen vandaag veel sneller af dan vroeger. Dankzij ‘three way matching’ vergen facturen, die overeenstemmen met order en levering, geen extra behandeling meer. Het administratief patiëntendossier is met één klik toegankelijk voor alle betrokkenen. - Lees meer...

    Xavier Keters - AZ Damiaan

  • Geert Callens

    De digitale verwerking van leveranciersfacturen levert grote winsten bij boekhouding en goedkeurders. De boekhoudafdeling verwerkt 45% meer facturen (tot 15.000 op jaarbasis) met dezelfde personeelsbezetting. Bovendien is de informatie altijd toegankelijk voor de boekhouding. - Lees meer...

    Geert Callens - d'Arta

  • Geertrui Ryngaert

    De facturengoedkeuring van drie vestigingen en decentrale afdelingen verloopt veel vlotter, terwijl de integratie met het ERP-systeem voor tijdswinst zorgt. - Lees meer...

    Geertrui Ryngaert - Onze-Lieve-Vrouwziekenhuis

  • Gaby Bostyn

    Omdat goedkeurders en boekhouders met één muisklik toegang krijgen tot alle informatie, verkort de gemiddelde doorlooptijd van een factuur aanzienlijk. Gevolg: de goedkeuring en boeking van leveranciersfacturen verloopt sneller en goedkoper. - Lees meer...

    Gaby Bostyn - Poppies

  • Jurgen Van Eetvelde

    De doorlooptijd van de behandeling van leveranciersfacturen is 30 % korter dan vroeger. Ieder kan goedkeuren waar en wanneer men wil. Documenten gaan niet verloren. - Lees meer...

    Jurgen Van Eetvelde - Start People Belgium