De bouwsector werkt erg projectgeoriënteerd. Zowel in de aanbestedingsfase, als de bouwfase, het onderhoud en de nazorg verzamelt men erg veel informatie, wordt er intensief samengewerkt en is een goede financiële opvolging essentieel. De opvolging van leveranciersfacturen vormt een kernproces. Het betreft zowel projectfacturen als facturen voor algemene onkosten.
Software en services voor het inscannen van facturen zorgt voor digitalisatie en herkenning van de boekhoudkundige gegevens, inclusief projectnummer, ordernummer of contractnummer. Hierdoor start de digitale goedkeuring meteen naar projectleiders (projectfacturen) en medewerkers van de algemene diensten (algemene kostenfacturen). Die kunnen vlot informatie ophalen, vergelijken en beslissingen nemen. De digitale goedkeuring bij de projectleider is eenvoudig, snel en kan ook offline, bijv. op de werf (bouwplaats). Dankzij het gebruik van een app (Android of Apple) is het erg prettig om hiermee te werken. De boekhouding krijgt de facturen veel sneller goedgekeurd binnen, boekt ze automatisch door en heeft een beter overzicht dank zij de rapportering. Zowel grotere als kleinere bouwbedrijven kunnen hiermee aan de slag, o.m. dank zij connectoren met leidende ERP-leveranciers zoals KPD en Centric. Steeds meer leveranciers bieden e-facturen aan, de Arco cloudservice leest deze automatisch binnen zonder dat herkenning (OCR) nodig is.
Verkoopfacturen zijn belangrijke documenten omdat een correcte verwerking bij de klant zorgt voor een tijdige betaling. Overheidsklanten voeren stapsgewijs de verplichting in om e-facturen te sturen naar het overheidsportaal (Open/Peppol). Voor de Vlaamse overheid geldt dit reeds vanaf 1 januari 2017! Arco is helemaal operationeel met deze dienst, en telt vele bouwbedrijven tot haar klanten, zoals pionier Aswebo, actief sinds 2015.
Document management biedt bouwbedrijven de kans om documenten en dossiers te delen en op te volgen. Hierdoor wordt kennis gedeeld en een centrale opslag van lokale klassementen vermijdt een dubbele opslag. De versies van de documenten zijn altijd actueel. Met een app kan men op een gebruiksvriendelijke manier documenten consulteren, foto’s nemen en toevoegen.
