Chris Govaerts

Verzending digitale en papieren verzekeringsdocumenten

Uitbesteding versturing kwijtingen: lagere kosten, betere service

Chris Govaerts, COO

Van Dessel Insurance Brokers?

Een leidinggevende verzekeringsmakelaar met oplossingen voor bedrijven en consumenten:

  • technologische innovatie als hoeksteen
  • moderne en efficiënte dienstverlening
  • aantrekkelijke kostprijs.

Verzending digitale en papieren verzekeringsdocumenten

Van Dessel verzorgt klantenfacturatie en inning van verzekeringspremies. Dat vergt een groot volume aan documenten (contanten en termijndocumenten), gedrukt en verzonden via de post. De verzekeringsmakelaar wil het aantal digitale verzendingen aanzienlijk verhogen, dankzij een centraal beheer via de softwareapplicatie BRIOplus(Portima). Arco staat in voor documentverzending.De nieuwe werkwijze bevat volgende stappen:

  1.  Aanduiden verzendingsvoorkeur klant door beheerders: papieren verzending of digitaal kanaal
  2.  Klaar voor verzending
    • Documenten automatisch aangemaakt en klaargezet
    • Bijlagen automatisch toegevoegd
  1. Arco-verzendingsplatform
    • Haalt documenten op
    • Levert documenten via juiste kanaal
    • Bewaart verzendingstatussen.
  1. Papier-gebaseerde verzending
    • Documenten en bijlagen afgedrukt in printcentrum Group Joos
    • Automatische levering enveloppering en postverzending
  1. Elektronische verzending
    • Verzending documenten naar juiste kanaal (eerst e-mail met PDF-bijlage)
    • Stapsgewijze toevoeging andere kanalen (o.a. gestructureerd EDI-bestand en levering via Doccle)
    • MyBroker-portaal Portima: klanten kunnen alle relevante verzekeringsdocumenten bekijken

Voordelen digitaal afleversysteem verzekeringsdocumenten

  1. zeventig procent besparing dankzij digitale levering
  2.  Automatisch koppelen van bijlagen
    • Grote tijdsbesparing
    • Lager foutenrisico
  3. veel klanten vragende partij voor digitale levering (in eerste fase ca. twintig procent), zowel zakelijke (automatisch inlezen documenten) als particuliere klanten
  4.  Digitale levering vormt onderdeel van intense, meervoudige communicatiestrategie
    • Sensibilisering klant voor winsten van portalen (o.a. MyBroker) waar ze extra veel informatie terugvinden
    • Groeiend digitaal aanbod Van Dessel Insurance Brokers stimuleert klanten om via nieuwe kanalen communicatie te voeren