Inscannen/OCR polis- en schadedocumenten

Extra ruimte voor service en advies dankzij de digitalisering/automatisering van documentprocessen

Chris Govaerts, COO

Van Dessel Insurance Brokers?

Een leidinggevende verzekeringsmakelaar met oplossingen voor bedrijven en consumenten:

  • technologische innovatie als hoeksteen
  • moderne en efficiënte dienstverlening
  • aantrekkelijke kostprijs.

Inscannen/OCR polis- en schadedocumenten

Van Dessel ontvangt grote volumes polis- en schadedocumenten via post en e-mail. De behandeling hiervan vormde een regelrechte tijdvreter! De nieuwe werkwijze – documentscanning door Arco, OCR en integratie via softwareapplicatie BRIOplus (Portima) – bevat volgende stappen:

  1. Inlezen documenten
    • Automatisch uitlezen van inkomende mails
    • Inscannen inkomende poststukken
  2. Verlenen passende eigenschappen (OCR)
    • Uitlezen schade-, polis- en/of klantnummer en vergelijken met klantendatabase
    • Herkennen documenttype
    • Beperkt menselijk nazicht, uitgezonderd 75 % tot 90 % volautomatisch herkenning
  3. Taakafhandeling
    • Verschijnen documenten voor behandeling als taak in BRIOplus
    • Toewijzen juiste dossierbeheerder
  4. Digitaal archief polissen en schadedossiers
    • Alle documenten onmiddellijk in digitaal dossier, gekoppeld aan BRIOplus
    • Direct toegankelijk
    • Nieuwe stukken automatisch in digitaal verzekeringsarchief (papieren archief overbodig).

Scannen en digitale dossiervorming: belangrijke winst

  1. Archiefruimte opslag papieren dossiers wordt vergaderruimte
  2. Grote vermindering verwerkingstijd binnen afdeling centrale administratie, inkomende post veel vroeger klaar
  3. Dossierbeheerders
    • Niet langer inkomende e-mails handmatig toewijzen aan dossier
    • Geen verplaatsing om papieren dossier op te halen
    • Volledig dossier direct digitaal toegankelijk: klant krijgt onmiddellijk antwoord op vragen
  4. Betrouwbaarheid
    • Alle binnenkomende stukken – gescand of per e-mail – verwerkt
    • Duidelijkheid over taakstatus omdat elk stuk BRIOplus-taak krijgt
  5. Geen scanning
    • E-mailstukken automatish toegewezen in BRIOplus
    • Meer e-mails