Chris Govaerts

Extra ruimte voor service en advies dankzij de digitalisering/automatisering van documentprocessen

Chris Govaerts, COO

Inscannen/OCR polis- en schadedocumenten

Van Dessel ontvangt grote volumes polis- en schadedocumenten via post en e-mail. De behandeling hiervan vormde een regelrechte tijdvreter! De nieuwe werkwijze – documentscanning door Arco, OCR en integratie via softwareapplicatie BRIOplus (Portima) – bevat volgende stappen:

1. Inlezen documenten
   • Automatisch uitlezen van inkomende mails
   • Inscannen inkomende poststukken
2. Verlenen passende eigenschappen (OCR)
   • Uitlezen schade-, polis- en/of klantnummer en vergelijken met klantendatabase
   • Herkennen documenttype
   • Beperkt menselijk nazicht, uitgezonderd 75 % tot 90 % volautomatisch herkenning
3. Taakafhandeling
   • Verschijnen documenten voor behandeling als taak in BRIOplus
   • Toewijzen juiste dossierbeheerder
4. Digitaal archief polissen en schadedossiers
   • Alle documenten onmiddellijk in digitaal dossier, gekoppeld aan BRIOplus
   • Direct toegankelijk
   • Nieuwe stukken automatisch in digitaal verzekeringsarchief (papieren archief overbodig).

Scannen en digitale dossiervorming: belangrijke winst

1. Archiefruimte opslag papieren dossiers wordt vergaderruimte
2. Grote vermindering verwerkingstijd binnen afdeling centrale administratie, inkomende post veel vroeger klaar
3. Dossierbeheerders
   • Niet langer inkomende e-mails handmatig toewijzen aan dossier
   • Geen verplaatsing om papieren dossier op te halen
   • Volledig dossier direct digitaal toegankelijk: klant krijgt onmiddellijk antwoord op vragen
4. Betrouwbaarheid
   • Alle binnenkomende stukken – gescand of per e-mail – verwerkt
   • Duidelijkheid over taakstatus omdat elk stuk BRIOplus-taak krijgt
5. Geen scanning
   • E-mailstukken automatish toegewezen in BRIOplus
   • Meer e-mails