Geertrui Ryngaert

Digitalisering levert transparantie en tijdswinst

Het OLV-Ziekenhuis (www.olvz.be) is één van de grootste niet-universitaire ziekenhuizen in Vlaanderen. De leveranciersboekhoudafdeling verwerkt vijftigduizend leveranciersfacturen per jaar en voerde een digitaliseringstraject uit met Arco.

Immense besparing van tijd en energie

Goedkeuring van facturen over drie vestigingen en decentrale afdelingen verloopt veel vlotter.  Integratie met ERP-systeem zorgt voor tijdswinst zorgt.

olvaalstryngaertgeertrui

Geertrui Ryngaert, Directeur Financiën en Administratie

Belangrijkste verbeteringen

  • Men weet altijd waar een factuur zicht bevindt in het proces. Met 3 vestigingen (Aalst, Asse Ninove) en vele decentrale afdelingen, is dit digitaal proces nu veel transparanter.  De doorlooptijden voor goedkeuring zijn korter.
  • Door de koppeling van Arco met het ERP-pakket (SAP, in beheer door Xperthis en Infohos voor apotheek) kunnen de gegevens na goedkeuring direct worden doorgeboekt. Dit bespaart heel wat tijd.
  • Facturen met orders worden direct gerelateerd tot de order informatie. Bedragen worden automatisch vergeleken (3way match, SAP-orders) en in geval van afwijking direct naar de goedkeurder ter validatie gestuurd
  • Vanuit het ERP-pakket kan er doorgeklikt worden naar de factuur. Hierdoor is gedetailleerde informatie onmiddellijk beschikbaar
  • Minder kopieën, minder papier
  • Het digitaal archief is een legaal archief
  • Inkomende e-mails met facturen worden direct doorgestuurd in de verwerking, zonder menselijke tussenkomst.

Zowel Arco (factuurgoedkeuring) als SAP bevinden zich in de Cloud bij NRB.  Hierdoor kan techniek en beheer worden uitbesteed.