Wim Baert

Arco Inbox: milieuvriendelijke oplossing die veel tijd en geld bespaart

Callant Verzekeringen & Financieel Advies levert professioneel advies aan particulieren en bedrijven.

Dankzij zijn ‘state of the art-IT’ levert Callant, met zijn honderd medewerkers in gans Vlaanderen, een snelle en accurate dienstverlening aan. Dit dankzij de Arco-tools, gekoppeld aan de Brio-software van Portima.

Wim Baert, Operations Director

Callant Verzekeringen & Financieel Advies ontvangt maandelijks meer dan twintigduizend documenten via post en e-mail. Polissen en schadedocumenten, maar ook een heleboel klantencorrespondentie en diverse administratieve documenten. De beheerders volgen de binnengekomen documenten en e-mails op via het takenbeheer van de Brio-software van Portima. Callant gebruikt de Arco-inbox zodat het voorbereidende deel van de documenteninstroom beter verloopt.

 

Volautomatisch concept

De Arco Inbox leest de klantenmails en eventuele bijlagen automatisch uit, zonder dat de medewerkers de mailboxen moeten nakijken. De inkomende post wordt ingescand en mails plus bijlagen krijgen een automatische indexering mee (klant-, polis- en/of schadenummer én type document). Dankzij deze automatische indexering verschijnen de documenten in de juiste Brio-takenlijsten voor opvolging door de juiste beheerder, mét een duidelijk type document en tijdstip van binnenkomen.

 

Efficiëntie x Coördinatie x Duurzaamheid

Een werkwijze die tal van voordelen biedt op het vlak van efficiëntie, coördinatie en duurzaamheid:

  • e-mails niet langer handmatig nakijken
  • bijlagen van e-mails niet meer manueel verwerken of koppelen
  • automatische indexatie van documenten
  • doorsturen naar de juiste beheerder of groep gebeurt automatisch
  • doorlooptijd van de verwerking is veel korter
  • dringende documenten krijgen prioriteit (bijv. aanvraag inschrijving nieuw voertuig)
  • permanent statistisch overzicht van het aantal niet-behandelde stukken per type, groep of beheerder, ook van het aantal dringende niet-behandelde stukken
  • alle documenten gekoppeld aan Brio (Portima) in het digitaal archief en nadien gemakkelijk op te roepen
  • papieren opslag niet langer nodig.

Tot slot verbeteren stapsgewijs de algoritmes voor de correctie van documenten. Dat zorgt ervoor dat nog meer specifieke documententypes automatisch worden herkend.