Eind 2019 startte de samenwerking tussen UZ Gent en Arco. Dit partnerschap heeft al meermaals bewezen dat samenwerken werkt. Wat drie jaar geleden nog een uitdaging leek, is nu werkelijkheid. Het UZ Gent ontvangt zo’n 40% van haar jaarlijkse facturen via het e-invoice platform en heeft ondertussen tal van leveranciers kunnen overtuigen om over te schakelen naar e-ordering.
UZ Gent is altijd een voorloper geweest op vlak van digitalisering. Op het einde van 2020 ontving de ziekenhuisgroep al tien procent van de facturen via het Peppol netwerk. ‘Ondertussen is dat ruim veertig procent en het volume neemt nog elke dag toe’, vertelt Bernard Fockaert, Diensthoofd ICT bij UZ Gent. ‘Door de automatisering worden facturen binnen de 24 uur verwerkt in het ERP-systeem, terwijl dat tot tien dagen kan duren bij papieren facturen’, licht Fockaert toe. ‘Ook bij e-mail facturen besparen we tot twee werkdagen omdat EDI (Electronic Data Interchange) minder manuele controles en goedkeuringen vereist.’
Met nog amper zes procent papieren facturen gebeurt de factuurverwerking in UZ Gent vrijwel volledig digitaal, ongeacht de werkplek. ‘Dankzij EDI moeten de medewerkers van de leveranciersboekhouding niet meer elke dag naar kantoor komen. Die mogelijkheid tot thuiswerk was ideaal in coronatijden’, vertelt Fockaert.
‘UZ Gent sprong al vroeg op de kar van e-invoicing’, zegt Diane Ruysschaert,Senior Account manager bij Arco. ‘Door de pandemie maakten veel leveranciers die niet meteen gewonnen waren voor geautomatiseerde facturatie toch de klik.’ UZ Gent ondervindt dat het ‘three-way matching’ proces vlotter verloopt dankzij e-invoicing. Hierbij wordt wordt de factuur gekoppeld aan één of meerdere bestellingen en aan de geregistreerde leveringen van de goederen of diensten. ‘De automatische verwerking van een EDI-factuur, die in het ERP-systeem terechtkomt op de datum wanneer de leverancier ze verstuurde, betekent een tijdwinst voor de boekhouding en de administratie van de ziekenhuisgroep’, stipt Ruysschaert aan.
UZ Gent en Arco vullen elkaar goed aan. ‘Tijdens de samenwerking bouwden we een sterke vertrouwensband op’, zegt Fockaert. ‘Dat vertrouwen is alleen maar gegroeid door de jaren heen’, vult Ruysschaert aan. ‘In onze aanbestedingsprocedures is EDI een belangrijke eis’, geeft Fockaert aan. ‘We willen toegevoegde waarde creëren. Daarom gaan we actief in overleg met leveranciers om hen te overtuigen om over te schakelen naar EDI. Arco helpt ons hierbij.’ ‘Wij ondersteunen zo’n 47 ziekenhuizen bij hun gegevensuitwisselingsprojecten. Veel ziekenhuizen hebben gemeenschappelijke leveranciers, vooral in de farmaceutische sector’, licht Ruysschaert toe. ‘Leveranciers die overstappen op het Belgische EDI beschikken over een grote troef, niet alleen voor UZ Gent maar ook voor de andere ziekenhuizen die klant zijn bij ons.’
‘Arco heeft doorheen de afgelopen jaren bewezen een betrouwbare partner te zijn met ver gevorderde ervaring in de niche en dit tegen een betaalbare prijs. Ze denken steeds mee met UZ Gent en de sector waarbij value for money een basiswaarde is in hun dienstverlening’, zegt Bernard met een glimlach.
‘Binnenkort verplicht de overheid alle Belgische bedrijven om over te schakelen op e-facturatie en hun facturen digitaal te versturen en te ontvangen (e-factuur). Deze datum komt er spoedig aan.’
