UZ Gent en Arco maken stoutste dromen waar
Eind 2019 startte de samenwerking tussen UZ Gent en Arco. Dit partnerschap heeft al meermaals bewezen dat samenwerken werkt. Wat vier jaar geleden nog een uitdaging leek, is nu werkelijkheid. Het UZ Gent ontvangt zoân 40 % van hun jaarlijkse facturen via het e-invoice platform en heeft ondertussen tal van leveranciers kunnen overtuigen om over te schakelen naar e-ordering.
UZ Gent is altijd een voorloper geweest op vlak van digitalisering. Op het einde van 2020 ontving de ziekenhuisgroep al tien procent van de facturen via het Peppol netwerk. âOndertussen is dat ruim veertig procent en het volume neemt nog elke dag toeâ, vertelt Bernard Fockaert, Diensthoofd ICT bij UZ Gent. âDoor de automatisering worden facturen binnen de 24 uur verwerkt in het ERP-systeem, terwijl dat tot tien dagen kan duren bij papieren facturenâ, licht Fockaert toe. âOok bij e-mail facturen besparen we tot twee werkdagen omdat EDI (Electronic Data Interchange) minder manuele controles en goedkeuringen vereist.â
Tijdwinst van thuis uit
Met nog amper zes procent papieren facturen gebeurt de factuurverwerking in UZ Gent vrijwel volledig digitaal, ongeacht de werkplek. âDankzij EDI moeten de medewerkers van de leveranciersboekhouding niet meer elke dag naar kantoor komen. Die mogelijkheid tot thuiswerk was ideaal in coronatijdenâ, vertelt Fockaert. âUZ Gent sprong al vroeg op de kar van e-invoicingâ, zegt Diane Ruysschaert, Senior Account manager bij Arco. âDoor de pandemie maakten veel leveranciers die niet meteen gewonnen waren voor geautomatiseerde facturatie toch de klik.â UZ Gent ondervindt dat het âthree-way matchingâ proces vlotter verloopt dankzij e-invoicing. Hierbij wordt wordt de factuur gekoppeld aan Ă©Ă©n of meerdere bestellingen en aan de geregistreerde leveringen van de goederen of diensten. âDe automatische verwerking van een EDI-factuur, die in het ERP-systeem terechtkomt op de datum wanneer de leverancier ze verstuurde, betekent een tijdwinst voor de boekhouding en de administratie van de ziekenhuisgroepâ, stipt Ruysschaert aan.
Â
EDI is belangrijk, ook voor onze leveranciers
UZ Gent en Arco vullen elkaar goed aan. âTijdens de samenwerking bouwden we een sterke vertrouwensband opâ, zegt Fockaert. âDat vertrouwen is alleen maar gegroeid door de jaren heenâ, vult Ruysschaert aan. âIn onze aanbestedingsprocedures is EDI een belangrijke eisâ, geeft Fockaert aan. âWe willen toegevoegde waarde creĂ«ren. Daarom gaan we actief in overleg met leveranciers om hen te overtuigen om over te schakelen naar EDI. Arco helpt ons hierbij.â âWij ondersteunen zoân 47 ziekenhuizen bij hun gegevensuitwisselingsprojecten. Veel ziekenhuizen hebben gemeenschappelijke leveranciers, vooral in de farmaceutische sectorâ, licht Ruysschaert toe. âLeveranciers die overstappen op het Belgische EDI beschikken over een grote troef, niet alleen voor UZ Gent maar ook voor de andere ziekenhuizen die klant zijn bij ons.â
âArco heeft doorheen de afgelopen jaren bewezen dat ze een betrouwbare partner zijn met ver gevorderde ervaring in de niche en dit tegen een betaalbare prijs. Ze denken steeds mee met UZ Gent en de sector waarbij value for money een basiswaarde is in hun dienstverleningâ, zegt Bernard met een glimlach.